AVISO DE PRIVACIDAD PARA CANDIDATOS
Última actualización:2023
Versión anterior: Mayo de 2018
En Cushman & Wakefield (“C&W", “nosotros”) respetamos los derechos de privacidad de las personas y nos comprometemos a gestionar la información personal de forma responsable y de conformidad con la legislación aplicable. Es importante que lea la totalidad del presente aviso de privacidad (el “Aviso de privacidad”) detenidamente ya que establece cómo gestionamos su información personal cuando solicita un empleo u otro tipo de puesto con nosotros y los derechos que usted tiene en relación con dicha información. El término “solicitantes” se utiliza en el presente Aviso de privacidad para hacer referencia a cualquiera que solicite un empleo o que pretenda realizar cualquier tipo de trabajo para nosotros (ya sea de forma permanente o no).
Si tiene algún comentario o pregunta sobre este Aviso de privacidad, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que figuran en la parte inferior de este Aviso de privacidad.
- Categorías de Información personal que recibimos cuando usted presenta su solicitud
- Puede visitar la sección de contratación de nuestro sitio web (“Sitio web”) y buscar empleos sin proporcionar Información personal. No obstante, recogemos cierta información de forma automática a través de su dispositivo cuando usted visita nuestro Sitio web. Para obtener información adicional, consulte el aviso de privacidad que se aplica al uso de nuestro sitio web en general, incluida la sección de contratación del sitio web.
- Tenga en cuenta también que su uso de nuestro sitio web se rige por nuestros Términos de uso.
- La Información personal que recopilamos puede ser proporcionada por usted directamente, o podemos obtener Información personal automáticamente o de terceros como referencias, empleadores anteriores, centros de formación u otras fuentes de datos.
- Cuando así lo permita la legislación aplicable, los tipos de Información personal que recopilamos y utilizamos pueden incluir:
- Datos de identificación y datos de contacto, incluyendo su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otra información de contacto, sexo, raza u origen étnico, orientación sexual, estado civil, estado de veterano, fecha de nacimiento, nacionalidad/es, identificadores nacionales (como DNI o pasaporte nacional, número(s) de la seguridad social), características físicas o descripción, y otros identificadores personales y en línea.
- Historial laboral: como empleados previos y cargos/puestos.
- Información general: como cualificaciones académicas/profesionales, cualificaciones laborales, formación, información de su currículum (que puede incluir información sobre afiliaciones o intereses considerados información personal sensible), expedientes y referencias laborales.
- Datos de sus referencias (incluidos sus nombres, información de contacto, empleadores y puestos).
- Detalles de su residencia, ciudadanía, estado de visa, estado de permiso de trabajo y estado militar.
- Solicitudes/puestos anteriores (información relativa a anteriores solicitudes que haya presentado al Grupo C&W o cualquier empleo anterior con el Grupo C&W).
- Información de solicitud de empleo, como los puestos que usted solicita, su solicitud de empleo y documentación/comunicaciones relacionadas, cartas de motivación, información de entrevistas y comprobaciones telefónicas, solicitudes de remuneración/prestaciones e información de reubicación.
- Se necesita información médica, limitaciones físicas y adaptaciones especiales.
- Videovigilancia y control de acceso a edificios: en el contexto de cualquier visita a las instalaciones de C&W (p. ej., para entrevistas), tenga en cuenta que podemos hacer uso de videovigilancia o controles de acceso a edificios (que conllevan el tratamiento de imágenes de videovigilancia u otra Información personal como nombre del visitante y hora de acceso al edificio) con fines de seguridad y aplicación de la ley, para fundamentar, ejercer y defender nuestros derechos o para proteger los intereses vitales de cualquier persona.
- Información requerida para cumplir con las leyes, incluso bajo la dirección de las autoridades policiales u órdenes judiciales.
- Otra información vinculada a la Información personal anterior o que voluntariamente proporcione a lo largo del proceso, incluso a través de centros de evaluación, ejercicios y entrevistas.
- Información proporcionada por agencias de colocación o búsqueda de ejecutivos.
- Información proporcionada por referencias.
- Otra información general proporcionada o confirmada por instituciones académicas y proveedores de formación o certificación.
- Datos de antecedentes penales obtenidos mediante la revisión de los mismos (en los países en los que la legislación aplicable permite y lleva a cabo tales controles).
- Información proporcionada por agencias de comprobación de antecedentes generales y otras bases de datos externas (como agencias de referencia crediticia y registros de sanciones profesionales o de otra naturaleza).
- Información recopilada de fuentes públicamente disponibles, incluyendo cualquier plataforma profesional de redes sociales que utilice, u otra información relevante disponible en línea.
- De otras empresas del grupo C&W para las finalidades descritas en el presente Aviso de privacidad.
(en todos los casos cuando lo permita la legislación aplicable y de conformidad con la misma, incluido cualquier requisito relativo a la obtención de su consentimiento y, en el caso de la comprobación de antecedentes penales, el uso de agencias de comprobación de antecedentes, y la recogida de información de fuentes públicas, cuando esté justificado por la naturaleza del puesto, en cuyo caso se le proporcionará información adicional previamente a la realización de las comprobaciones).
Solicitudes infructuosas
Si no tiene éxito con su solicitud añadiremos su Información personal a nuestra reserva de candidatos con la finalidad de crear un perfil sobre usted en dicha reserva. Podemos combinar la Información personal que nos proporcione con información obtenida de terceros, incluidas las fuentes de información públicas para dicha finalidad (p. ej., plataformas públicas en las que publique un perfil profesional).
Conservaremos esta información de perfil durante un período (según la Sección 6 a continuación) para identificar las oportunidades de empleo para las que puede ser apto de vez en cuando y para contactar con usted sobre dichas oportunidades (y asegurarnos de no volver a ponernos en contacto con usted en relación con las mismas funciones u otras similares). Puede elegir quedar excluido de la reserva en cualquier momento contactando con nosotros a través de la dirección de correo en el Apartado 9 más adelante. De exigirlo la legislación, obtendremos su consentimiento antes de incluir su Información personal en la reserva de candidatos.
Solicitudes aceptadas
Si usted es aceptado para un puesto en C&W, la información recopilada durante el proceso de contratación también se utilizará para ayudar con el proceso de incorporación (incluyendo el establecimiento de sistemas de acceso y la preparación para la presentación), y formará parte de su registro de miembro del personal en curso (cuando sea relevante para la relación laboral en curso), sujeto a nuestro aviso de privacidad para empleados interno.
Fines del tratamiento de su Información personal
Recopilamos y utilizamos Información personal para nuestros fines comerciales, que incluyen, entre otros:
- gestionar y mejorar nuestros procesos de contratación.
- evaluar sus habilidades, cualificaciones y antecedentes para una función en particular, y comunicarse con usted sobre su solicitud.
- organizar entrevistas y pruebas, verificar su información y llevar a cabo verificaciones de referencias o de antecedentes, cuando proceda.
- para fines operativos, como mantener y mejorar nuestras operaciones comerciales, tecnología y seguridad.
- cumplir con los informes exigidos por el gobierno.
- cumplir con las leyes, normativas, procesos legales o solicitudes gubernamentales aplicables según sea necesario, como detectar y proteger contra incidentes de seguridad, fraude y actividad ilegal.
Categorías de terceros con los que podemos compartir Información personal
No compartimos ni divulgamos su Información personal excepto en las circunstancias limitadas descritas a continuación. Cuando permitimos que un tercero acceda a Información personal, esperamos que solo use o divulgue su Información personal de una manera consistente con este Aviso de privacidad y que se mantenga la seguridad y confidencialidad de la información.
Con su consentimiento
No vendemos ni compartimos su Información personal, y no venderemos ni compartiremos su Información personal, sin su consentimiento explícito. Puede aceptar o indicarnos que compartamos su Información personal con otras personas para cumplir con los servicios que solicite o como parte del proceso de contratación.
Transferencias a otras empresas del grupo
Podemos compartir su Información personal con otros miembros del Grupo C&W para su tratamiento, de conformidad con los fines establecidos en el presente Aviso de privacidad.
Transferencias a proveedores y otros en nuestro nombre
Podemos poner Información personal a disposición de nuestros empleados, contratistas, consultores y otras partes que requieran dicha información para ayudarnos a establecer y gestionar aspectos de nuestra relación con usted. También podemos compartir su Información personal con proveedores de servicios o con otras partes de forma coherente con las disposiciones de uso y divulgación de este Aviso de privacidad. Esto puede incluir agencias de reclutamiento o búsqueda ejecutiva, verificación de antecedentes u otros proveedores de detección y las agencias locales pertinentes de verificación de antecedentes penales (cuando sea pertinente) y proveedores de servicios de TI.
Para cumplir con nuestras obligaciones legales o evitar daños
Podemos conservar o divulgar información sobre usted cuando sea necesario para cumplir con la legislación, normativas o contratos; para responder a una orden judicial, proceso administrativo o judicial, incluyendo, entre otros, una citación, orden de inspección o auditoría gubernamental; para responder a solicitudes legales por parte de autoridades públicas (incluidos los impuestos, inmigración, salud y seguridad, registro de la empresa, seguridad nacional, o fines de aplicación de la ley); para comunicarse con los reguladores pertinentes, cuando C&W proponga proporcionarle formación regulada como parte del posible puesto; y, según sea necesario, para establecer, ejercer o defenderse contra posibles reclamaciones legales reales o amenazadas. También podemos divulgar Información personal cuando sea necesario para prevenir, detectar o investigar actividades ilegales, fraude, abuso, infracciones de nuestros términos o amenazas a la seguridad de nuestros servicios o la seguridad física de cualquier persona.
- Personas en el Espacio Económico Europeo y el Reino Unido: Sus derechos con respecto a la Información personal
Los solicitantes dentro del Espacio Económico Europeo (EEE) y el Reino Unido (RU) tienen ciertos derechos en virtud del RGPD y otras leyes de protección de datos aplicables en relación con el tratamiento de su Información personal. Estos incluyen el derecho a:
- solicitar acceso, corrección, actualización o eliminación de su Información personal. Tiene derecho a realizar dicha solicitud en cualquier momento.
- restringir u oponerse al tratamiento de su Información personal. Tiene derecho a pedirnos que restrinjamos el tratamiento de su Información personal en determinadas circunstancias o a oponerse al tratamiento de su Información personal por motivos relacionados con su situación personal.
- portabilidad. Siempre que tratemos su Información personal en función de su consentimiento o de un acuerdo, tiene derecho a que se le transfiera una copia de su Información personal en un formato electrónico utilizable a usted o a otra parte. Esto se aplica a la Información personal que nos ha proporcionado.
- presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos u organismo regulador sobre nuestra recopilación y uso de su Información personal. Para obtener más información, póngase en contacto con la autoridad local de protección de datos.
Cómo puede ejercer sus derechos
Si desea ejercer uno de sus derechos mencionados anteriormente o tiene alguna pregunta sobre nuestro uso de su Información personal, utilice la información de contacto que aparece al final de este Aviso de privacidad. Responderemos a todas las solicitudes que recibamos de personas que deseen ejercer sus derechos de protección de datos de conformidad con la legislación de protección de datos aplicable. En algunos casos, es posible que no podamos cumplir con su solicitud. Tenga en cuenta que podemos solicitarle que nos proporcione información adicional para confirmar su identidad y garantizar que tiene derecho a acceder a la Información personal pertinente.
Dependiendo de su país de residencia, también puede plantear cualquier pregunta o inquietud que tenga sobre la Información personal a su autoridad local de protección de datos.
Nuestra base jurídica para el tratamiento de la Información personal
Solo tratamos su Información personal cuando tenemos una base jurídica para hacerlo y para los fines descritos en este Aviso de privacidad. Tratamos su Información personal:
- para cumplir con nuestras obligaciones legales, incluyendo las leyes y regulaciones aplicables de inmigración o empleo.
- tomar medidas previamente a celebrar un contrato laboral con usted, cuando se le considere para un empleo.
- proteger los derechos e intereses del Grupo C&W, a nuestros empleados, solicitantes y otros, según exija y permita la legislación aplicable.
- con su consentimiento voluntario.
- para satisfacer nuestros intereses legítimos, incluidos, por ejemplo, llevar a cabo nuestros procesos de contratación, gestionar solicitantes, responder a solicitudes y otras comunicaciones con autoridades públicas, gubernamentales, judiciales u otras autoridades reguladoras, y proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad y los de los solicitantes de empleo.
- nuestra relación con usted, así como los productos y servicios que le proporcionamos;
- sus solicitudes con respecto a su información, o nuestros productos o servicios;
- cualquier obligación legal de conservar los datos o para nuestros propios fines legales (como hacer cumplir nuestros acuerdos o litigios);
- recomendaciones y requisitos legales en el trabajo y el empleo aplicables; y
- consideraciones técnicas y viabilidad, así como el nivel de protección establecido para su Información personal.
- Transparencia. Las empresas que recopilan Información personal con sujeción a las leyes mencionadas anteriormente deben proporcionarle un aviso sobre las categorías de Información personal que se recopilarán, los fines para los que se recopilan o utilizan las categorías de Información personal, si esa información se vende o comparte, y el tiempo que pretendemos conservar cada categoría de Información personal, o si eso no es posible, los criterios utilizados para determinar ese periodo, entre otra información.
- Exclusión voluntaria de la venta o el intercambio de Información personal. Aunque los residentes de California tienen el derecho de optar por no transferir Información personal a terceros a título oneroso o con propósitos de publicidad basada en el comportamiento en contextos cruzados, C&W no vende ni comparte su Información personal.
- Acceder a las categorías y partes específicas de los datos personales que hemos recopilado sobre usted, las categorías de fuentes de las que se recopila la Información personal, el propósito comercial para recopilar la Información personal y las categorías de terceros con los que C&W comparte Información personal.
- Limitar el uso y la revelación de Información personal sensible.
- Corregir la Información personal inexacta u obsoleta que C&W pueda mantener.
- Eliminar Información personal en determinadas circunstancias.
- No ser discriminado sobre la base de su ejercicio de cualquiera de los derechos otorgados por la CCPA y la CPRA.
- Cómo autorizar a un agente. Puede designar a un agente autorizado para que envíe su solicitud de consumidor verificada en su nombre, pero solo si ha completado el Formulario de autorización de agente y ha tomado medidas para verificar su identidad directamente con nosotros.
- Cómo verificamos su solicitud. Solo utilizaremos la Información personal proporcionada en el contexto de su solicitud para verificar su identidad o la autoridad de su agente autorizado para realizar la solicitud. Dependiendo de la solicitud, es posible que necesitemos que envíe o confirme la solicitud desde su correo electrónico u otra cuenta proporcionada por el trabajo o que proporcione al menos dos datos personales que ya tengamos en nuestro poder, incluyendo su persona de contacto de emergencia o los últimos cuatro dígitos de su número de la Seguridad Social. Verificaremos su solicitud comparando la información que nos proporcione con la información que ya se encuentra en nuestro poder para minimizar el riesgo de fraude.
Si tratamos su Información personal sobre la base de su consentimiento usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada de su consentimiento no afectará a la legitimidad de ningún tratamiento realizado previamente a su retirada ni afectará al tratamiento de su Información personal realizado en base a fundamentos legítimos para el tratamiento distintos al consentimiento.
Puede elegir no proporcionarnos Información personal. Sin embargo, cuando la ley nos exige recopilar Información personal sobre usted, si no nos proporciona esta información puede impedir o retrasar el cumplimiento de nuestras obligaciones legales y puede afectar a nuestra capacidad de emplearle.
Transferencias de datos internacionales
Su Información personal puede transferirse internacionalmente, incluso desde el EEE a un país fuera de él, para los fines mencionados en este Aviso de privacidad. Estos países pueden tener leyes de protección de datos diferentes a las leyes de su país (y, en algunos casos, pueden no ser tan protectoras).
En concreto, los servidores de nuestros Sitios web se encuentran en los Estados Unidos y nuestras empresas del grupo y terceros proveedores de servicios están establecidos por todo el mundo. Esto significa que cuando recojamos su Información personal podemos tratarla en cualquiera de estos países. Por ejemplo, cuando utilicemos una plataforma de contratación que conlleve el tratamiento de datos personales de contratación en los EE. UU.
C&W implementa las medidas de seguridad necesarias para cumplir con el RGPD (consulte la sección 5 “Protección de su Información personal”), y puede solicitar más información sobre medidas de seguridad particulares en cualquier momento utilizando la información de contacto que aparece en la parte inferior de este Aviso de privacidad.
Protección de su Información personal
Tomamos medidas para proteger su Información personal de conformidad con el presente Aviso de privacidad. Estas incluyen la aplicación de salvaguardias adecuadas hasta las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (en virtud del artículo 46, apartado 2, del Reglamento general de protección de datos) para las transferencias de Información personal a través de las fronteras internacionales.
En el contexto de ciertos acuerdos con nuestros proveedores de servicios externos, también confiamos en las Evaluaciones de Riesgo de Transferencia (TRA) (de conformidad con el artículo 45 del Reglamento general de protección de datos).
Implementamos controles técnicos, administrativos y físicos razonables para salvaguardar la Información personal bajo nuestro control contra la pérdida y la alteración o divulgación no autorizadas. Utilizamos controles de acceso basados en funciones para limitar el acceso a su Información personal en función de la necesidad estricta de conocerla de acuerdo con los fines para los que hemos recopilado dicha información. Utilizamos sistemas antimalware y de detección de intrusiones adecuados para protegernos contra el acceso no autorizado a nuestra red, y contamos con un plan de respuesta ante incidentes para responder rápidamente a cualquier sospecha de fuga o violación de la seguridad de la Información personal. A pesar de nuestros esfuerzos, ningún sitio web o transmisión por Internet es completamente seguro y no podemos garantizar la seguridad de su Información personal almacenada o enviada a nosotros. Usted también debe tomar las precauciones adecuadas para proteger su Información personal.
Periodos de conservación de datos
La Información personal se almacenará de conformidad con la legislación aplicable y se conservará por el tiempo necesario para desarrollar las finalidades descritas en el presente Aviso de privacidad o según exija la legislación aplicable.
Aplicamos los siguientes criterios para determinar durante cuánto tiempo conservar la Información personal:
Si su solicitud no tiene éxito y no elije que su Información personal quede excluida de nuestra reserva de candidatos, conservaremos su información de perfil durante 12 meses desde la fecha en la que remitiera su solicitud (o la última actualización de su información realizada por usted). Antes de suprimir su información de perfil podemos enviarle un recordatorio para darle la opción de mantener su Información personal en nuestra reserva de candidatos tras el periodo mencionado anteriormente. Si acepta, conservaremos su Información personal durante un período adicional de 12 meses. Si se requiere hacerlo bajo la ley aplicable en un país en particular, obtendremos su consentimiento explícito para la inclusión de sus datos en el grupo de talentos.
Cuando realicemos investigaciones para ciertos puestos (cuando la legislación aplicable lo permita y de conformidad con la misma), destruiremos la información obtenida en dichas investigaciones tan pronto como sea posible o en cualquier caso antes de 6 meses (conservando únicamente un registro del resultado).
Por lo general, no conservaremos registros de contratación más allá del plazo legal durante el que puedan presentarse reclamaciones derivadas del proceso de contratación a menos que exista una razón comercial clara para sobrepasar este plazo de tiempo.
Derechos de privacidad de California
En virtud de la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (“CCPA”) y la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (“CPRA”), los residentes de California pueden tener derecho a:
Para solicitar acceso, corregir o suprimir su Información personal, póngase en contacto con nosotros enviando un correo electrónico a privacynorthamerica@cushwake.com o llamando a este número gratuito: +1-844-339-8836. También puede completar y enviar el formulario de solicitud en línea correspondiente en nuestro portal de solicitudes en línea siguiendo los siguientes enlaces:
Especifique en su solicitud a qué Información personal desea acceder, corregir o eliminar.
En primer lugar, acusaremos recibo de su solicitud en un plazo de 10 días hábiles y proporcionaremos una respuesta a fondo en un plazo de 45 días naturales a partir de su recepción. Si necesitamos más tiempo (hasta 90 días o el plazo permitido), le informaremos del motivo y del periodo de prórroga por escrito.
Solo usted o un agente autorizado pueden realizar una solicitud de consumidor verificable relacionada con su Información personal. Para responder a sus solicitudes, debemos verificar su identidad.
Cambios en este Aviso de privacidad
Podemos modificar o actualizar este Aviso de privacidad de vez en cuando para dar cuenta de los cambios en nuestra recogida y uso de su Información personal, o debido a actualizaciones en la legislación aplicable. Si realizásemos un cambio sustancial en este Aviso de privacidad, le notificaríamos del mismo según corresponda. Para cambios administrativos, podemos proporcionar indicaciones actualizando la fecha de “Ultima actualización” en la parte superior de este Aviso de privacidad.
Datos de contacto
Agradecemos las preguntas relacionadas con la protección de datos y la privacidad. Para cualquier pregunta o solicitud relacionada con este Aviso de privacidad:
- Para EE. UU. y Canadá, póngase en contacto con: privacynorthamerica@cushwake.com
- Para Europa, Oriente Medio y África, póngase en contacto con: privacyemea@cushwake.com
- Para Sudamérica, póngase en contacto con: DPO.Brasil@cushwake.com
- Para Asia, el Pacífico, Australia y Nueva Zelanda, póngase en contacto con: privacyapac@cushwake.com
- Para la Gran China, póngase en contacto con: GChina.Privacy@cushwake.com