Las oficinas hablan más de la empresa de lo que crees... Un espacio de trabajo en oficinas optimizado mejora la productividad e impacta en los resultados. Aprende a transformar cada metro cuadrado en una ventaja.
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El espacio de trabajo no es solo un establecimiento físico, sino un factor estratégico que impacta directamente en la productividad, la innovación y el compromiso de los empleados. En un mundo donde las dinámicas laborales están en constante evolución, las empresas que optimizan sus espacios logran equipos más eficientes, creativos y rentables.
De acuerdo con Francisco Balen, Head of Project Management para Cushman & Wakefield Colombia, muchas organizaciones en el país aún enfrentan barreras para transformar sus oficinas en entornos funcionales y flexibles. La resistencia al cambio sigue siendo un reto, con líderes y empleados acostumbrados a modelos tradicionales que dificultan la adopción de nuevas configuraciones.
A esto se suma una infraestructura que, en muchos casos, no está pensada para el trabajo híbrido o colaborativo, lo que limita el aprovechamiento del espacio.
Sin embargo, en Cushman & Wakefield Colombia entendemos que la transformación del espacio laboral no es solo una cuestión de diseño, sino de estrategias de optimización alineadas con los objetivos empresariales. Por ello, trabajamos con empresas en la región para gestionar proyectos de transformación de espacios que conviertan sus oficinas en entornos estratégicos.
A continuación, exploraremos tácticas clave para optimizar los espacios de oficina, con el fin de incrementar la productividad empresarial y reducir costos, alineándose con las necesidades del futuro.
¿Por qué es importante un espacio de trabajo flexible y colaborativo en las empresas?
Las empresas líderes han entendido que los espacios deben ser dinámicos, flexibles y adaptables a nuevas formas de trabajo.
Según un estudio de Steelcase, el 88% de los empleados considera que un entorno laboral optimizado y bien diseñado influye positivamente en su desempeño y bienestar. Además, un informe del MIT Sloan Management Review indica que la configuración del espacio de trabajo impacta en un 20% la efectividad de la colaboración dentro de las empresas.
Para lograrlo, es fundamental implementar estrategias que optimicen el uso del espacio, promuevan la interacción entre equipos y creen un entorno que motive la innovación.
Desde zonas de colaboración bien equipadas hasta estaciones de trabajo ergonómicas y salas de creatividad, cada detalle influye en la experiencia laboral y en el desempeño del equipo.
Siete estrategias para aprovechar cada metro cuadrado en empresas y oficinas
Francisco Balen señala que un buen espacio de trabajo debe estar optimizado para respaldar de manera efectiva los cinco modos de trabajo:
- Trabajo individual
- Colaboración presencial
- Colaboración virtual
- Aprendizaje
- Socialización
Una buena forma de avanzar en esa dirección es adoptando estrategias enfocadas en la flexibilidad y la colaboración, como:
Análisis de necesidades espaciales para una optimización efectiva
Antes de optimizar un espacio de trabajo, es clave entender cómo es realmente la distribución de áreas en una empresa. Por eso, el análisis de las necesidades espaciales es el primer paso a seguir.
Las empresas especializadas en facility management, como Cushman & Wakefield, jugamos un rol fundamental en este proceso. A través de herramientas avanzadas y nuestra experiencia en workplace strategy, recopilamos y analizamos datos confiables que permiten tomar decisiones basadas en evidencia.
Este análisis integral incluye estrategias como:
- Auditorías de ocupación: Uso de sensores para detectar áreas infrautilizadas.
- Encuestas a empleados: Identificar necesidades y preferencias.
- Mapeo de actividades: Definir zonas para colaboración, concentración y socialización.
- Benchmarking: Comparar con estándares del sector para encontrar mejoras.
Contar con el respaldo de datos generados y analizados por expertos en facility management es lo que convierte estos diagnósticos en una base sólida para gestionar oficinas más eficientes, flexibles y productivas.
Distribución flexible y espacios abiertos para la colaboración
Las oficinas con zonas de interacción abiertas facilitan la comunicación y fortalecen el trabajo en equipo. La flexibilidad en el diseño permite a las empresas adaptarse a las necesidades de cada momento, sin que los espacios sean una barrera para la creatividad.
Por esto es clave crear y gestionar espacios adaptados a la cultura híbrida. Es decir, espacios que combinan lo mejor del trabajo remoto y presencial.
Según la firma global de arquitectura, diseño y planificación Gensler, el 83% de los empleados dicen que volverían a la oficina al menos un día más por mes si su oficina les ofreciera la combinación ideal de experiencias. Lo que demuestra la gran importancia de lograr espacios de trabajo dinámicos.
Para lograrlo, se pueden implementar las siguientes estrategias de mejora:
- Salas de brainstorming con pizarras y paneles magnéticos: Fomentan la generación de ideas en equipo.
- Espacios con acústica adecuada: Gracias al uso de materiales aislantes que reducen el ruido de fondo para evitar distracciones.
- Estaciones de trabajo sin asignación fija (hot-desking): Optimizan la ocupación del espacio y mejora la movilidad.
- Oficinas compartidas: Espacios donde los colaboradores puedan interactuar entre sí al mismo tiempo que realizan sus actividades laborales.
- Uso de muebles modulares y divisores móviles: Permiten ajustar los espacios de manera sencilla.
En Cushman & Wakefield, hemos ayudado a empresas a reducir hasta un 30% a 40% de su espacio total sin afectar la productividad gracias a la reconfiguración de espacios de trabajo más flexibles.
Espacio de trabajo multifuncional y bienestar del empleado
Las condiciones de ambiente de trabajo son un factor clave en las oficinas modernas. Un entorno cómodo, de bienestar y adaptable no sólo mejora la moral, sino que también impulsa la retención del talento. Para ello, te recomendamos incorporar estrategias como:
- Espacios que combinan trabajo y descanso, como áreas y oficinas coworking con sofás y estaciones de café, para incentivar la creatividad.
- Luz natural y plantas para mejorar la concentración y reducir el estrés.
- Espacios de socialización dentro de la oficina para fortalecer la cultura organizacional y mejorar la retención del talento.
Varias multinacionales de tecnología han rediseñado sus áreas con espacios multifuncionales para fomentar la creatividad y la retención de talento, incluyendo dentro de sus oficinas espacios bares, bolos, cuartos de música, salones de juegos entre otros, para mejorar la experiencia de sus empleados.
Optimización del espacio infrautilizado
Los espacios infrautilizados son áreas dentro de una empresa que no se aprovechan al máximo, como salas de reuniones vacías, oficinas olvidadas o pasillos amplios sin función clara.
Para optimizarlos, pueden transformarse en estaciones de trabajo compartidas, salas de innovación o zonas de descanso y bienestar, adaptándose a las necesidades del equipo y su respectiva clasificación de áreas de trabajo.
Integración de tecnología para una conectividad eficiente
El trabajo híbrido ha hecho que la tecnología sea un pilar fundamental en la optimización de oficinas. Por eso, dentro de las características de una buena oficina, debe estar presente la conectividad entre sus espacios físicos y virtuales.
Para lograrlo, se pueden implementar las siguientes estrategias:
- Dotar las salas de reunión con pantallas interactivas y sistemas de videoconferencia para mejorar la colaboración entre equipos remotos y presenciales.
- Habilitar estaciones de trabajo con acceso a tomas eléctricas y conectividad rápida para facilitar el uso de múltiples dispositivos sin interrupciones.
- Habilitar el agendamiento remoto de espacios y salas de reuniones que permita a los empleados organizar su jornada con antelación y usar los recursos de forma más eficiente.
De hecho, en modelos de trabajo hot desking (que permite a los empleados usar puestos de trabajo compartidos según su disponibilidad y necesidad), las empresas pueden apoyarse en herramientas como MyDesk de Cushman & Wakefield una app intuitiva que permite reservar de forma remota escritorios o salas desde cualquier lugar. Así, se gestionan los espacios de forma ordenada y sin fricciones, se mejora la organización interna, y se potencia la experiencia de trabajo flexible.
Uso de datos e inteligencia artificial para una gestión eficiente del espacio de trabajo
El uso de datos y herramientas de inteligencia artificial (IA) se ha convertido en un factor clave para la optimización de oficinas en Colombia y la región.
De hecho, un estudio de la consultora McKinsey reveló que la IA puede aumentar la eficiencia operativa hasta en un 25% y reducir costos energéticos en un 30% en las empresas.
Gracias a estas tecnologías, las empresas pueden implementar herramientas avanzadas como estrategia para maximizar el uso de sus oficinas. Por ejemplo:
- Sensores IoT para medir la ocupación: Los sensores en escritorios y salas detectan la ocupación en tiempo real, permitiendo mejorar la asignación de áreas y reducir el desperdicio de espacio.
- Plataformas de gestión (CAFM e IWMS): Software de gestión como Computer-Aided Facility Management (CAFM) o Integrated Workplace Management Systems (IWMS) permiten visualizar datos de ocupación, programar mantenimientos y administrar la asignación de escritorios en modelos híbridos.
- Modelos de predicción y simulación: Analizan datos históricos y actuales para anticipar necesidades de expansión, reducción o reorganización del espacio, evitando áreas infrautilizadas o congestionadas.
- Automatización del entorno laboral: Sensores y algoritmos ajustan iluminación, climatización y asignación de espacios y escritorios en función de la ocupación, mejorando la eficiencia y el bienestar de los empleados.
Sostenibilidad en espacios flexibles y colaborativos
El espacio de oficinas debe ser eficiente y adaptable, pero también alineado con objetivos ambientales. A continuación, te presentamos algunas estrategias de mejora en una empresa que pueden ser clave:
- Uso de materiales reciclados: Incorporar materiales reciclados en la construcción y el mobiliario de oficinas reduce la necesidad de extraer nuevos recursos, disminuye el consumo energético y minimiza la generación de residuos. Además, promueve una economía circular.
- Implementación de edificios inteligentes: Utilizan sistemas automatizados para controlar el consumo energético, ajustando la iluminación, calefacción y aire acondicionado, lo que ayuda a reducir el consumo de energía hasta en un 10% mensual, según un estudio publicado en Science Direct.
- Maximización de la luz natural: Además de reducir el consumo eléctrico, mejora el bienestar y la productividad de los empleados.
- Certificaciones verdes: La implementación de certificaciones como LEED, EDGE, Well o Fitwel asegura que el diseño y operación de los edificios cumplen con altos estándares de sostenibilidad.
Optimizar el espacio de trabajo no solo mejora la productividad, sino que también fortalece la cultura organizacional y el bienestar de los empleados. La clave está en adoptar tecnología, diseños flexibles y espacios colaborativos que se adapten a las nuevas tendencias laborales.
En Cushman & Wakefield Colombia, nuestra experiencia en gestión inmobiliaria nos permite ayudar a las empresas a gestionar sus espacios de trabajo de manera efectiva.
¡Descubre cómo podemos llevar las oficinas de tu empresa al siguiente nivel!
Fuentes
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- Vorecol. (s. f.) El impacto del diseño del entorno de trabajo en la productividad: ¿Cómo se puede optimizar el espacio? Psico-smart.com. Recuperado 21 de marzo de 2025, de https://psico-smart.com/articulos/articulo-el-impacto-del-diseno-del-entorno-de-trabajo-en-la-productividad-como-se-puede-optimizar-el-espacio-190505
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