A pandemia causada pela COVID-19 trouxe bruscas e repentinas mudanças na forma como o mundo todo trabalha, compra e vive. A necessidade urgente do distanciamento social fez com que muitos processos ainda vistos como algo futuro fossem exponencialmente acelerados. Esse é o caso do modelo de trabalho remoto (home office) que, segundo pesquisa da Cushman & Wakefield Brasil realizada com executivos, ainda não era adotado por mais de 66% das empresas. A nova realidade forçou as instituições dos mais diversos setores, e especialmente suas áreas de backoffice como TI, RH e Jurídico (trabalhista), a rapidamente tomarem decisões para colocar em prática o home office e, assim, dar continuidade aos seus negócios, preservando seus ativos mais importantes, as pessoas. Ainda que a maioria das corporações não tivesse experiência com esse tipo de formato e não tenha tido o tempo necessário para um planejamento adequado, o trabalho remoto foi aprovado por mais de 84% dos entrevistados, segundo a mesma pesquisa.
O varejo também precisou se reinventar rapidamente. O comércio eletrônico se mostrou como única alternativa para manter os negócios do setor durante a quarentena, registrando um aumento no faturamento de 47,4% quando comparado ao período de normalidade, segundo dados da Cushman & Wakefield e Ebit Nielsen.
Muitos foram os setores que tiveram de evoluir rapidamente para garantir a sua sobrevivência, praticamente como nos ensina a ideia central do Darwinismo. Escolas estabeleceram aulas online para que fosse possível manter o calendário escolar, restaurantes que ainda não estavam presentes em aplicativos de pedidos tiveram de aderir a eles e/ou criar o seu próprio sistema de entrega (delivery), assim como outros comércios passaram a atender seus clientes por WhatsApp, entre uma série de outras ações que exigiram esforço hercúleo de gestores, empreendedores e colaboradores. O fato é que, ainda que com dificuldades e em um ritmo mais lento, uma boa parte dos setores conseguiu manter a sua roda girando. Uma prova importante de que sempre é possível transformar negócios e mudar cenários.
Nessa conjuntura, a comunicação também mostra a sua força como uma importante ferramenta para manter a nova ordem estabelecida. É por meio dela que os colaboradores entendem as necessidades e os objetivos do novo momento empresarial e podem então atuar de acordo com a nova diretriz. Desde o princípio da pandemia, as instituições também precisaram rever suas estratégias de comunicação, tanto interna como externa. O conteúdo que seria relevante para aquele bimestre ou semestre antes da pandemia perdeu todo o seu sentido. Tínhamos à frente um cenário de recuperação, que caminhava timidamente, mas já apresentava resultados animadores frente ao grande período de recessão pela qual o país passou nos últimos anos. Mas a esperança virou incerteza de uma hora para outra. Não era mais possível prever um cenário com a mesma clareza de antes, até porque a situação se mostrava totalmente nova, pelo menos em tempos mais recentes.
Dessa forma, o conteúdo planejado precisou mudar de foco e encontrar uma nova relevância, a de ajudar as pessoas, as instituições e a sociedade de maneira geral a superar essa nova crise mundial. Assim como foi fundamental também rever a forma ou meio de se fazer comunicação. O apoio dos canais físicos dos escritórios como as TVs corporativas, monitores de gestão à vista e similares não estavam mais disponíveis. As reuniões presenciais de equipe tão importantes para o correto alinhamento de objetivos não foram mais possíveis e nem mesmo as conversas informais do café e dos corredores, que podem parecer sem importância, mas que de fato ajudam a fortalecer as relações e a cultura corporativa, puderam ser mantidas. A comunicação também precisou se reinventar neste momento de pandemia. Foi necessário diversificar formatos para alcançar a efetividade da comunicação: estabelecer encontros virtuais com equipes, parceiros e fornecedores, diversificar formatos de comunicação, incluindo, por exemplo, vídeos, podcasts, lives, webinars, além da tradicional comunicação eletrônica ganhar uma nova identidade, tornando-se mais atraente por meio do design, com o uso de infográficos e outros recursos visuais.
Fica claro dessa forma que a comunicação corporativa sempre foi e continua sendo uma importante aliada das corporações para o correto andamento dos negócios e para o engajamento dos colaboradores. Ela deve, assim como os negócios, também se adaptar às novas realidades.
Se a comunicação estabelece um papel indispensável para a mudança dos hábitos corporativos, ela será também agente fundamental no processo da retomada dos ambientes físicos de trabalho. Isso quer dizer que não basta apenas as corporações estabelecerem seus planos de retorno que prevejam uma série de medidas para o distanciamento seguro, como por exemplo o modelo Six Feet Office criado pela Cushman & Wakefield, é mandatório estabelecer da mesma forma o seu plano de comunicação de retomada, pois apenas por meio da informação transparente e precisa será possível estabelecer a confiança para um retorno seguro dos colaboradores.
O gestor de comunicação deve compreender de forma ampla as medidas que estão sendo tomadas pela empresa, por isso, se faz necessário o estabelecimento de um comitê, como os de crise, por exemplo, para que possam ser discutidos todos os detalhes de natureza trabalhista, jurídica, de recursos humanos e segurança do trabalho, entre outros, para o retorno ao trabalho.
De posse dessas informações, o plano de comunicação para a retomada deve ser colocado em prática, respeitando-se algumas premissas básicas:
– Seja transparente – a comunicação deve ser transparente em todos os níveis da corporação. Isso fortalece a confiança dos colaboradores nos canais oficiais da empresa e evita-se a famosa “rádio peão”.
– Faça comunicação sempre de dentro para fora – os colaboradores precisam ser informados sobre as decisões da empresa antes de que qualquer informação se torne pública. É muito constrangedor saber novidades sobre a sua empresa por meio de fontes externas, como meios de comunicação de massa, colegas de setor e até mesmo por meio de clientes. Inicie o processo de comunicação interna pelos gestores para que eles possam compreender a informação, tirar dúvidas e auxiliar seus diretos. Só depois é recomendado fazer comunicação com o mercado (externa).
– Incentive os gestores a fazer reuniões com suas equipes – a conversa com a equipe é essencial para o correto entendimento dos detalhes do plano de retomada. É importante reforçar a todos os cuidados que a empresa está tomando para mitigar riscos de contaminação.
– Desenvolva um pacote com sinalização e comunicações visuais para a prevenção à COVID-19 – para o primeiro dia de retorno, tenha já implantado no ambiente físico as sinalizações e demais comunicações visuais com informações sobre a prevenção à COVID-19.
– Diversifique os formatos da comunicação – para que a comunicação não se torne maçante, alterne entre comunicados por escrito, vídeos, lives, e-books, entre outros formatos.
– Estabeleça boletins de saúde – Utilize o boletim de saúde habitual da empresa para falar sobre a COVID-19. Se a empresa não possuir ainda esse formato é recomendado que se crie um para a divulgação de informações sugeridas pelas áreas de medicina e segurança do trabalho, de forma organizada e periódica.
– Divida a informação por capítulos – o plano de retomada possivelmente terá diversas fases. Divida-as nos informativos por capítulos para evitar sobrecarregar os colaboradores com muitas informações de uma só vez.
– Mantenha a frequência da comunicação – isso é uma regra imprescindível de comunicação, mas no momento de retomada ela se torna ainda mais importante. Comunique-se com seus colaboradores de preferência semanalmente e/ou sempre que houver alguma novidade relevante.
A implantação de um plano de comunicação que leve em consideração esses pontos, somados às necessidades de comunicação específicas de cada negócio, certamente contribuirá para uma retomada mais tranquila para todos os colaboradores no pós-pandemia.