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Gerenciamento de facilities: como criar padrões?

Rodrigo Costev • 9/5/2023

O Gerenciamento de facilities tem como foco diário manter em condições ideais de operação grandes edificações como complexos multiúso, shopping centers, condomínios, escolas, lojas, agências bancárias, lajes corporativas, parques/clubes de lazer, etc.

Facilities Padroes

Mas não é só o cuidado com a infraestrutura e o asseio desses ambientes que colaboram para a boa experiência dos que utilizam o espaço. Existem diversos passos de planejamento e organização para que todos os serviços sejam executados e, principalmente, gerenciados.

A “padronização de processos” é muito importante dentro de nossas operações e na Cushman & Wakefield, o tema é explorado ao máximo para que os serviços de gestão obtenham o melhor resultado para o contratante e, consequentemente, benefícios para o cliente final.

Além da nossa metodologia de busca por aprendizado contínuo (tema para outro artigo), apresentamos aqui alguns pontos importantes para que a operação de facilities tenha um caminho simplificado e com controle adequado.

A padronização de processos, resumidamente, é uma forma de organizar, formalizar ações administrativas, otimizar as rotinas e demonstrar as atividades realizadas pelas equipes de maneira uniforme.

Diante dessa definição, como podemos, em pequenos passos, trabalhar padrões?

• Organizar: inicialmente precisamos conhecer as necessidades da operação, elencando prioridades e focar em solução para os desafios levantados. Trabalhar com uma visão clara e priorização irá trazer para a mesa os principais pontos que necessitarão ter um padrão definido para sequenciamento.

O uso de ferramentas como: Excel, Planner, Asana ou até um “to do list” dividido com sua equipe, poderá ajudar e muito sua operação a evoluir em organização.

• Formalizar: quando recebemos algum documento, quase sempre observamos a montagem e qualidade do material, não é mesmo? Dessa forma, nossa dica é trabalhar com templates definidos, que levem à identidade da área ou empresa. A primeira impressão é a que fica, quando o material é bem feito, já sai na frente e chama a atenção de quem está avaliando.

Ao iniciar um trabalho com um novo cliente ou até internamente, geramos templates padronizados para os principais assuntos, por exemplo, se a operação terá muitas reuniões podemos trazer um modelo de ATA de reunião padronizada com principais pontos abordados na agenda e plano de ação, ou um cronograma com principais marcos de entregas para o período de implantação, etc.

• Otimizar: seguir com uma mentalidade de ganho e eficiência poderá ser um ponta-pé inicial bem valioso, então avalie ações repetitivas nas equipes, por exemplo: rondas e check-lists são atividades corriqueiras, vale estudar e direcionar melhor a lista dessas tarefas.

O uso de automação do processo com ferramentas de gestão pode ser uma ótima saída. Na Cushman & Wakefield, o Portal de Facilities reduziu o tempo com impressões. A lista de atividades rotineiras foi padronizada para dar mais mobilidade ao time executor.

• Demonstrar: um trabalho bem executado deve ser apresentado com bons relatórios e indicadores adequados para cada operação. Com o uso de Power Point para apresentações adequadas a cada situação e ferramentas como BI – Business Inteligence, nossos times demonstram suas entregas e trabalham dashboards personalizados para nossos clientes.

Apesar dos temas serem usuais e básicos, nem sempre são práticados da maneira correta. E, certamente, a ausência desses quatro pontos muito simples, podem levar a operação/gestão a erros que poderiam ser evitados.

Outro impacto da falta de metodologia na gestão dos serviços de Facility Management é a impropriedade em defender necessidades reais da área, já que não há um registro adequado para demonstração aos steakholders e alta liderança, isso gerado pela falta de organização, documentação e formalização dos processos e métodos básicos para área.

Metodologia Cushman & Wakefield
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