POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDADE E CONFIDENCIALIDADE DE CLIENTES E TERCEIROS
Atualizado em Janeiro de 2023
Departamento: Jurídico e Compliance
Responsável: Diretor Global de Privacidade
1. DECLARAÇÃO DA POLÍTICA
A Cushman & Wakefield (“C&W”) está comprometida em respeitar e proteger todas as informações que nos são confiadas no decorrer dos nossos negócios. Isso inclui a privacidade dos indivíduos e a confidencialidade dos clientes. Esta Política descreve os métodos da C&W no que tange à coleta, uso, divulgação e proteção das Informações Confidenciais e Pessoais para fins comerciais.
2. ESCOPO GERAL DA POLÍTICA
Esta Política aplica-se a todas as linhas e departamentos da C&W mundialmente, incluindo todos os locais dos escritórios corporativos, linhas de negócios, serviços compartilhados e unidades operacionais de negócios, na medida em que estejam realizando ou apoiando a prestação de serviços aos clientes.
3. EXCEÇÕES À POLÍTICA
Nenhuma
4. ORIENTAÇÕES/PROCEDIMENTOS DETALHADOS
A. DEFINIÇÕES
1. Informações Confidenciais – Toda e qualquer informação ou dado (independentemente do formato) fornecido à Cushman & Wakefield por clientes ou terceiros em circunstâncias confidenciais, que não são publicamente conhecidos e que estão relacionados a um contrato com o cliente ou seus assuntos. Isso pode incluir informações ou tipos de dados regidos por outras leis de proteção das informações (por exemplo, informações internas sensíveis de preços ou protegidas pelo governo).
2. Dados Pessoais – Toda e qualquer informação ou dado (independentemente do formato) que (i) identifique ou possa ser usado para identificar, contatar ou localizar um indivíduo, ou (ii) que se relacione a um indivíduo, cuja identidade pode ser direta ou indiretamente inferida, incluindo quaisquer informações vinculadas ou vinculáveis a esse indivíduo.
3. Dados Sensíveis – Um subconjunto de informações pessoais que, devido a sua natureza, foram classificadas por lei, contrato ou pela política da C&W como exigindo proteções de privacidade adicionais e Proteção Aprimorada. As Informações Pessoais Sensíveis podem consistir em: (i) números de identificação emitidos pelo governo, (ii) informações bancárias e de pagamento, (iii) informações de saúde, biométricas e médicas, iv) informações de crédito ao consumidor, (v) elementos de dados que revelam a raça, etnia, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, vida sexual ou orientação sexual, dados genéticos, dados biométricos (quando tratados com o objetivo de identificar um indivíduo de maneira individual) e registros criminais ou alegações de crimes, além de (vi) quaisquer outras informações pessoais designadas pela C&W como sendo Informações Pessoais Sensíveis.
4. Proteção Aprimorada – Consiste na implementação de medidas físicas, técnicas e administrativas mais rigorosas do que as salvaguardas geralmente exigidas, agindo contra o risco de divulgação inadvertida ou não autorizada de Dados Pessoais Sensíveis, uma vez que a divulgação inadvertida ou não autorizada de Dados Pessoais Sensíveis criaria um risco de danos substanciais para o indivíduo, incluindo roubo de identidade ou fraude financeira.
5. Titular dos Dados – A pessoa sobre a qual os Dados Pessoais se referem.
6. Diretor Global de Privacidade – O indivíduo nomeado pela Cushman & Wakefield para supervisionar o Programa Global de Privacidade da C&W.
B. GOVERNANÇA
1. O Diretor Global de Privacidade é responsável pela supervisão desta Política, pela estratégia empresarial ao enfrentar o risco operacional e de gerenciamento de privacidade das informações e pelo suporte ao cumprimento de todas as leis e regulamentos de proteção de dados, privacidade e segurança da informação.
2. Cada departamento e linha de negócios é responsável por cumprir esta Política a fim de abordar suas atividades específicas envolvendo a coleta, o uso, divulgação, destruição, transferência internacional, exercício de direitos e proteção de Informações Confidenciais e Dados Pessoais.
C. COLETA
1. A C&W coleta Informações Confidenciais ou Dados Pessoais com o objetivo de fornecer serviços aos clientes, gerenciar a infraestrutura para suportar esses serviços e cumprir as obrigações legais e de conformidade.
2. O volume e o tipo de Informações Confidenciais ou Dados Pessoais coletados dependem do que é necessário ou relevante para a entrega de serviços aos clientes. A C&W visa coletar apenas a quantidade mínima de Informações Confidenciais e Dados Pessoais para a prestação dos serviços.
3. Salvo acordo em contrário, os clientes são responsáveis por garantir a legalidade e a equidade de qualquer divulgação de Informações Confidenciais e Dados Pessoais para a C&W (incluindo assegurar a legalidade e a equidade de qualquer tratamento dessas Informações Confidenciais e Dados Pessoais pela C&W). Isso inclui a obtenção de todos os consentimentos, caso necessários, do Titular dos Dados.
4. A obrigação de fornecer quaisquer avisos (por exemplo, para um Titular dos Dados que estiver sob a responsabilidade do cliente ou de terceiros) ou informações relevantes sobre a coleta ou uso de Informações Confidenciais ou Pessoais pela C&W é do cliente ou de terceiros. A C&W também depende de clientes e terceiros para fornecer Informações Confidenciais ou Dados Pessoais precisos, completos e consistentes.
5. A C&W também pode coletar Dados Pessoais de fontes disponíveis publicamente, incluindo, mas não se limitando, a sites e bancos de dados públicos da Internet, fontes públicas ou governamentais e notícias ou relatórios de código aberto, sempre respaldada pela devida base legal
D. USO
1. A C&W utiliza Informações Confidenciais e Dados Pessoais apenas para prestar serviços aos clientes, gerenciar a infraestrutura de suporte a esses serviços e cumprir as obrigações legais e de conformidade.
2. A C&W segue as instruções dos clientes ao usar Informações Confidenciais e Dados Pessoais. Essas instruções podem ser fornecidas oralmente ou por escrito, e seu formato e detalhes dependem dos serviços e dos desejos ou requisitos do cliente.No contexto da lei de provacidade aplicável, a C&Wnormnalmente atua como Operador de dados/ Prestador de serviços para nossos clientes.
3. Salvo acordo em contrário, a C&W pode usar determinadas Informações Confidenciais e Dados Pessoais para avaliação comparativa estatística, inteligência industrial e fins de pesquisa. Antes de fazer isso, a C&W tomará medidas razoáveis para anonimizar e agregar as informações.
4. Embora não seja uma característica comum para a entrega de serviços, a C&W cumpre todos os requisitos ou restrições de clientes sobre o uso de Dados Pessoais para criar perfis ou tomar decisões automatizadas sobre indivíduos.
E. RETENÇÃO
1. Quando a C&W fornece ao cliente a facilidade de acesso e exclusão das Informações Confidenciais e Dados Pessoais tratados em seu nome, o cliente é responsável por excluir as Informações Confidenciais e Dados Pessoais quando eles não forem mais necessários. Em outros casos, a C&W excluirá as Informações Confidenciais e Dados Pessoais ao final de qualquer período de retenção acordado com o cliente ou de acordo com as instruções do cliente.
2. A C&W pode reter cópias das Informações Confidenciais e Dados Pessoais para cumprir os requisitos legais ou para fins de conformidade ou manutenção de registros, caso em que a C&W reterá essas Informações Confidenciais e Dados Pessoais pelo tempo exigido por esses requisitos legais ou para cumprir esses fins.
3. Em relação às Informações Confidenciais e Dados Pessoais mantidos em backups ou arquivos, a C&W opera um ciclo de destruição programado e a exclusão seletiva não é viável. A C&W continua protegendo as informações ao longo dessa Política e de acordo com esta Politica. As informaçõies Confidenciais e Dados Pessoais mantidas em backups ou arquivos nçao estão sujeitas a nenhum processamento adicional.
F. DIVULGAÇÃO
1. As Informações Confidenciais e Dados Pessoais são compartilhados na C&W com os indivíduos e departamentos que precisam tomar conhecimento dessas informações. A divulgação depende da natureza das informações e dos serviços prestados.
2. A C&W divulga apenas Informações Confidenciais ou Dados Pessoais a organizações externas no curso ou para a prestação de serviços aos clientes. A C&W também pode fazer divulgações a terceiros quando exigido por lei ou para fins de conformidade.
3. Esses destinatários incluem outras entidades e afiliadas do grupo C&W, seguradoras e consultores profissionais da C&W, outros conselheiros ou outros terceiros, conforme instruído pelos clientes, ou organizações que fornecem À C&W várias funções e negócios e tecnologias de negócios terceirizadas.
4. Nos casos em que a C&W divulga Informações Confidenciais ou Dados Pessoais a um terceiro, esse terceiro está autorizado a usar e divulgar as Informações Confidenciais ou Dados Pessoais relacionados apenas conforme necessário para fornecer seus serviços à C&W, ou conforme exigido por lei.
5. A C&W deve tomar as medidas adequadas para garantir que um terceiro proteja as Informações Confidenciais e Dados Pessoais que a C&W divulga a ele. Isso inclui o uso de contratos apropriados e medidas de segurança da informação que fornecem níveis de proteção essesncialmente equivalentes aos acordados com nossos clientes.
6. Se permitido por lei e pela regulamentação, a C&W deve informar ao cliente ou terceiro relevante onde se propõe a divulgar as Informações Confidenciais ou Dados Pessoais, conforme exigido por lei ou para responder a uma solicitação do governo.
G. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL
1. A C&W e seus clientes atuam em todo o mundo, e o objeto dos serviços prestados a um cliente pode estar localizado em uma ou mais jurisdições. Para prestar os serviços, a C&W pode receber ou transferir Informações Confidenciais e Dados Pessoais dentro de um país ou cruzando fronteiras.
2. Quando a C&W precisa transferir Dados Pessoais internacionalmente, faz isso de acordo com qualquer acordo do cliente e conforme permitido por ele, ou de acordo com as leis de privacidade aplicáveis.
3. A C&W tem um contrato inter-grupo dentro de suas entidades legais e conta com mecanismos legalmente válidos de transferência internacional, como cçausulas contratuais padrão da UE, do Reino Unido e Brasil, para transferir internacionalmente Dados Pessoais para terceiros.
H. EXERCÍCIO DE DIREITOS
1. No caso de uma pessoa que não seja um cliente desejar exercer quaisquer direitos (como acesso ou correção) de acordo com as leis de privacidade aplicáveis em reação aos dados pessoais, a C&W notificará prontamente o cliente para que o mesmo possa responder.
2. Se a C&W receber uma queixa sobre a coleta, o processamento ou o compartilhamento de dados pessoais ou um pedido de uma autoridade reguladora responsável pelo cumprimento das leis de privacidade, a C&W, notificará prontamente o cliente para que o mesmo possa responder.
I. SALVAGUARDAS
1. A C&W coleta, processa, mantém, compartilha (interna e externamente) e destrói Dados Pessoais de uma maneira que limita adequadamente o risco de perda, roubo, uso indevido ou acesso não autorizado.
2. Todosos colaboradores da C&W são contratualmente obrigados a proteger as Informações Confidenciais e Dados Pessoais. Além disso, alguns colaboradores podem estar sujeitos a obrigações profissionais adicionais de cumprimento das leis e de confidencialidade.
3. Quando há perda, uso indevido ou outra violação séria da integridade e confidencialidade dos Dados Pessoais suceptíveis a causar danos graves, a C&W deve cumprir o requisito de notificar o cliente, conforme acordado com o cliente ou com as leis aplicáveis.
4. A C&W aumenta a conscientização sobre o conteúdo desta Política por meio de comunicações e treinamentos, e implementa medidas para assegurar a confiabilidade dos Colaboradores que acessam Informações Confidenciais e Dados Pessoais.
J. ORIENTAÇÕES ADICIONAIS
Interpretações desta Política devem ser submetidas ao Diretor Global de Privacidade. O Diretor Global de Privacidade será responsável por interpretar quaisquer partes desta Política, pois elas podem ser aplicáveis a situações específicas.
Se você tiver alguma dúvida sobre a Política de Cookies da Cushman & Wakefield, envie um e-mail para DPO.Brasil@cushwake.com.