Global Third Party Privacy Notice
POLITIQUE MONDIALE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DE CONFIDENTIALITÉ DE L’INFORMATION DES CLIENTS/TIERS
Mise à jour le 1er février 2020
Service : Service du contentieux et de la conformité
Responsable : Responsable mondial de la protection de la vie privée
1. ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE
Cushman & Wakefield (l’« entreprise ») s’engage à garantir la confidentialité de toute l’information qui lui est confiée dans le cadre de ses activités. Cet engagement englobe la protection de la vie privée des personnes et de la confidentialité de l’information des clients. La présente politique (la « Politique ») décrit les méthodes adoptées par l’entreprise en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels et des informations confidentielles de nature commerciale.
2. PORTÉE GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE
La Politique s’applique aux secteurs et aux services de l’entreprise à l’échelle mondiale, notamment aux bureaux, aux secteurs d’activité, aux services partagés et aux unités opérationnelles qui réalisent ou encadrent la prestation de services aux clients.
3. EXCEPTIONS À LA POLITIQUE
Aucune.
4. PROCÉDURE ET MARCHE À SUIVRE DÉTAILLÉES
A. DÉFINITIONS
1. Information confidentielle – Toute information ou donnée (de quelque format que ce soit) qui a été confiée en toute confidentialité à l’entreprise par un client ou un tiers, qui n’est pas publique et qui porte sur un contrat du client ou sur ses activités. Cela peut englober les informations et les données régies par d’autres lois sur la protection de l’information (comme les informations privilégiées sur les prix ou celles protégées par le gouvernement).
2. Renseignement personnel – Tout renseignement ou toute donnée (de quelque format que ce soit) qui i) identifie ou peut servir à identifier une personne, à la contacter ou à la localiser ou ii) concerne une personne dont l’identité peut être directement ou indirectement découverte, notamment si le renseignement ou la donnée est ou peut être associé à cette personne.
3. Renseignement personnel de nature délicate – Un type de renseignement personnel qui, en raison de sa nature et en vertu d’une loi, d’un contrat ou d’une politique de l’entreprise, bénéficie d’un degré supérieur de confidentialité et nécessite une protection accrue. Un renseignement personnel de nature délicate peut consister en i) un numéro d’identification délivré par une administration, ii) un renseignement bancaire ou de paiement, iii) une donnée médicale ou biométrique, iv) un renseignement sur la solvabilité d’un consommateur, v) une donnée indicatrice de la race, de l’appartenance ethnique, des opinions politiques, religieuses ou philosophiques, de l’adhésion à un syndicat, d’un type de vie sexuelle ou de l’orientation sexuelle, une donnée génétique ou biométrique (quand elle est traitée uniquement en vue d’identifier une personne), un renseignement relatif au casier judiciaire ou à une allégation criminelle, et vi) tout autre renseignement personnel considéré par l’entreprise comme étant de nature délicate.
4. Protection accrue – La prise de mesures physiques, techniques et administratives plus strictes visant à réduire le risque de divulgation accidentelle ou illicite d’un renseignement personnel de nature délicate rendue nécessaire par le fait qu’une telle divulgation risquerait de nuire grandement à la personne concernée puisque cela l’exposerait, entre autres, à un risque d’usurpation d’identité ou de fraude financière.
5. Personne concernée – La personne sur laquelle portent les renseignements personnels.
6. Responsable mondial de la protection de la vie privée – La personne chargée de la supervision du Programme mondial de protection de la vie privée mis sur pied par l’entreprise.
B. APPLICATION
1. Le responsable mondial de la protection de la vie privée surveille la Politique, applique la stratégie d’entreprise sur la prise en compte du risque associé à la gestion de la confidentialité de l’information et des opérations et encadre le respect de la législation sur la protection des renseignements personnels, de la vie privée et des données.
2. Tous les secteurs d’activité et les services doivent appliquer la Politique à leurs propres activités de collecte, d’utilisation, de divulgation, de destruction, de transfert à l’étranger, d’exercice des droits et de protection des renseignements personnels et des informations confidentielles.
C. COLLECTE
1. L’entreprise recueille les renseignements personnels et les informations confidentielles en vue d’assurer la prestation de services à ses clients, de gérer l’infrastructure permettant de fournir ces services et de respecter ses obligations juridiques et celles liées à la conformité.
2. Le volume et le type de renseignements personnels et d’informations confidentielles recueillis varient selon les services à fournir aux clients. L’entreprise s’efforce de limiter les renseignements personnels et les informations confidentielles qu’elle recueille à ce dont elle a besoin pour fournir les services.
3. Sauf s’il en a été convenu autrement, il incombe aux clients de s’assurer que, quand ils divulguent des renseignements personnels et des informations confidentielles à l’entreprise, ils le font en toute légalité et légitimité (et que l’entreprise traite ces données de manière licite et légitime). Cela englobe l’obtention des consentements des personnes concernées.
4. Le client ou le tiers a également l’obligation d’envoyer les avis adéquats (aux personnes concernées, par exemple) ou de diffuser l’information sur les pratiques de collecte ou d’utilisation de renseignements personnels et d’informations confidentielles de l’entreprise. L’entreprise attend aussi des clients et des tiers qu’ils lui fournissent des informations confidentielles et des renseignements personnels qui sont exacts, exhaustifs et cohérents.
5. Par ailleurs, elle peut recueillir des renseignements personnels provenant de sources publiques, y compris, mais sans s’y limiter, les bases de données et les sites Web publics, les sources de la fonction publique ou des administrations, les sources de nouvelles et les rapports de sources ouvertes.
D. UTILISATION
1. L’entreprise n’utilise les renseignements personnels et les informations confidentielles qu’en vue d’assurer la prestation de services à ses clients, de gérer l’infrastructure permettant de fournir ces services et de respecter ses obligations juridiques et celles liées à la conformité.
2. Elle agit conformément aux instructions des clients lorsqu’elle utilise les renseignements personnels et les informations confidentielles. Verbales ou écrites, ces instructions arrivent sous une forme et selon un degré de détail qui varient en fonction des services demandés et des désirs ou exigences du client.
3. Sauf s’il en a été convenu autrement, l’entreprise peut utiliser certains renseignements personnels et certaines informations confidentielles pour effectuer des comparaisons statistiques, obtenir des renseignements commerciaux ou faire de la recherche. Avant de le faire, elle prend les mesures raisonnables pour anonymiser ou regrouper les données.
4. Bien que cela ne soit pas une pratique courante dans la prestation de services, l’entreprise respecte les exigences ou les restrictions des clients quant à l’utilisation de renseignements personnels pour faire le profil d’une personne ou prendre des décisions automatisées à son égard.
E. CONSERVATION
1. Quand l’entreprise permet à un client de consulter et de supprimer les informations confidentielles et les renseignements personnels traités pour le compte du client, celui-ci doit supprimer les informations confidentielles et les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires. Dans les autres cas, elle efface les informations confidentielles et les renseignements personnels à la fin de la période de conservation convenue avec le client ou conformément aux instructions de ce dernier.
2. L’entreprise peut conserver des copies des informations confidentielles et des renseignements personnels pour se conformer à ses obligations juridiques ou respecter les règles relatives à la conformité ou à la tenue de livres. Dans un tel cas, elle conserve ces renseignements et informations tant que ces obligations juridiques ou ces règles existeront.
3. En ce qui a trait aux informations confidentielles et aux renseignements personnels qui sont conservés dans les sauvegardes ou les archives, l’entreprise instaure un cycle de destruction programmée qui ne permet pas de faire une destruction sélective. Elle continue de protéger les informations et les renseignements conformément à la Politique durant tout le processus.
F. DIVULGATION
1. Les employés et les services de l’entreprise ont accès aux renseignements personnels et aux informations confidentielles selon le principe du besoin de connaître. La divulgation dépend de la nature de l’information et des services à fournir.
2. L’entreprise ne divulgue les renseignements personnels et les informations confidentielles à des organisations extérieures que dans le cadre de la prestation de services ou en relation avec ces services. Elle peut également les divulguer à des tiers quand la loi l’y oblige ou à des fins de conformité.
3. Constituent des tiers les autres entités et sociétés affiliées du groupe Cushman & Wakefield, les assureurs et les conseillers professionnels de l’entreprise, les autres conseillers ou tiers indiqués suivant les directives des clients ou les sous-traitants qui fournissent à l’entreprise diverses technologies et fonctions commerciales.
4. Quand l’entreprise divulgue des renseignements personnels et des informations confidentielles à un tiers, ce dernier n’est autorisé à les utiliser et à les divulguer que si ces renseignements et informations sont nécessaires à la prestation de services ou si la loi l’y oblige.
5. L’entreprise prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que le tiers protège les renseignements personnels et les informations confidentielles qui lui ont été divulgués. Ces mesures englobent l’utilisation de contrats adéquats et les règles de sécurité de l’information.
6. Lorsque la législation le permet, l’entreprise informe le client ou le tiers concerné quand elle envisage de divulguer des renseignements personnels ou des informations confidentielles parce que la loi l’y oblige ou qu’il doit répondre à la demande d’une administration.
G. TRANSFERT À L’ÉTRANGER
1. L’entreprise et ses clients exercent leurs activités partout dans le monde, si bien que la prestation de services peut se faire dans un ou plusieurs pays étrangers. Pour être en mesure de fournir ces services, l’entreprise peut recueillir ou transmettre des renseignements personnels et des informations confidentielles à l’échelle du pays ou à l’étranger.
2. Quand l’entreprise souhaite transférer des renseignements personnels à l’étranger, elle doit le faire de la manière convenue avec le client ou conformément aux lois sur la protection de la vie privée en vigueur.
H. EXERCICE DES DROITS
1. Si une personne autre qu’un client souhaite exercer les droits (accès ou correction par exemple) que lui confèrent les dispositions sur les renseignements personnels des lois sur la protection de la vie privée en vigueur, l’entreprise avise rapidement le client pour que ce dernier puisse répondre à la demande.
2. Si un organisme réglementaire chargé de l’application des lois sur la protection de la vie privée dépose auprès de l’entreprise une plainte ou une demande sur la collecte, l’utilisation ou la diffusion de renseignements personnels, l’entreprise avise rapidement le client, dans les limites permises par la loi, pour que ce dernier puisse répondre à l’organisme.
I. MESURES DE PROTECTION
1. L’entreprise recueille, utilise, conserve, diffuse (en interne et en externe) et détruit les renseignements personnels de manière à limiter les risques de perte, de vol, d’utilisation malveillante et d’accès illicite.
2. Les employés de l’entreprise ont l’obligation contractuelle de protéger les renseignements personnels et les informations confidentielles. En outre, certains employés peuvent être soumis à des obligations professionnelles supplémentaires leur imposant de se conformer aux lois en vigueur et de garantir la confidentialité.
3. En cas de perte ou d’utilisation malveillante de renseignements personnels ou encore d’atteinte à l’intégrité et à la confidentialité de tels renseignements risquant d’être sérieusement préjudiciables, l’entreprise informe le client de la manière convenue avec ce dernier ou conformément aux lois en vigueur.
4. L’entreprise sensibilise les employés aux points stipulés dans la Politique par la communication et la formation et prend les mesures pour s’assurer de la fiabilité de ceux qui ont accès aux renseignements personnels et aux informations confidentielles.
J. DIRECTIVES SUPPLÉMENTAIRES
Les demandes d’interprétation de la Politique doivent être transmises au responsable mondial de la protection de la vie privée. Celui-ci interprète les dispositions de la Politique au regard des situations particulières susceptibles de se produire.