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Una nueva razón para la oficina: conexión e inspiración

Carlos Pueyo • 15/06/2023

La tecnología ha hecho posible que la mano de obra sea más virtual y, dado que la mayoría de los empleados pueden elegir ahora dónde trabajar, hay algo diferente en la oficina hoy en día. No se trata sólo de la vestimenta informal, la prevalencia de las videoconferencias o el entorno de trabajo híbrido. Tres años después de la pandemia, la oficina tiene una nueva razón de ser, centrada tanto en la inspiración y la conexión como en la eficiencia y la productividad. Los empleados ven su trabajo -y sus lugares de trabajo- con una intencionalidad muy precisa. Anhelan sentirse inspirados por su trabajo y quieren conectar con sus compañeros de forma significativa. Para la mayoría, sin embargo, esa inspiración y conexión no provienen de una semana laboral de 40 horas trabajando a distancia, sino de la elección intencionada de acudir a la oficina para establecer conexiones con personas y en entornos de trabajo que inspiren la colaboración, la creatividad y la innovación.

AHORA NOS DEDICAMOS A LAS PERSONAS

¿Qué significa esto para la oficina? Significa que el mercado de oficinas -y todo el ecosistema del lugar de trabajo- ha cambiado radical y permanentemente. Pero también significa que hoy en día no solo nos dedicamos a la construcción y al sector inmobiliario, sino también a las personas. Si queremos que nuestros empleados estén inspirados y se sientan conectados, para optimizar la productividad de nuestra plantilla y el compromiso de los empleados, nuestros edificios y entornos de trabajo deben satisfacer las demandas de una era moderna de preferencias de los inquilinos o correr el riesgo de quedarse obsoletos y no transformarse para satisfacer las nuevas demandas y retos. Deben ser atractivos, eficientes y sostenibles, con comodidades y ofrecer experiencias atractivas que los empleados quieran ahora y que sigan cumpliendo las expectativas y exigencias de los trabajadores del mañana. Reconocer esto requiere un cambio de mentalidad y un profundo conocimiento de la psicología humana, y cuando los riesgos y costes asociados a equivocarse en el lugar de trabajo son tan altos, es exactamente lo que las empresas necesitan ahora de CRE.

La pandemia nos enseñó a ser flexibles, a abordar los proyectos de forma no lineal, y nos brindó la oportunidad de estar más en sintonía con las personas en lo que respecta a la estrategia y las decisiones sobre el lugar de trabajo. Cuando a principios de 2022 consultamos a nuestros clientes sobre su estrategia de vuelta a la oficina, estaban divididos: la mitad estaba preparada para volver y la otra mitad quería seguir trabajando a distancia, pero ninguno había basado sus decisiones en datos o pruebas que les ayudaran a comprender el impacto actual y futuro en su plantilla. 

Lo que hemos aprendido es que una estrategia inmobiliaria eficaz a largo plazo requiere un plan de acción claro que alinee los objetivos de experiencia de los empleados con la inversión operativa de una organización. Sustituye las conjeturas por datos y análisis predictivos y ofrece la oportunidad de crear experiencias centradas en las personas que atraigan el talento, inspiren y retengan a los empleados, promuevan la cultura e impulsen el rendimiento de la empresa.

Nuestra investigación lo respalda. Desde 2017, Cushman & Wakefield ha recopilado más de 10 millones de puntos de datos, en más de 130 empresas y en 100 países, a través de Experience Per Square Foot™ (XSF), nuestra herramienta de diagnóstico de la experiencia y el compromiso líder del sector, desarrollada por un equipo de científicos de datos, investigadores cuantitativos y cualitativos, profesionales de RRHH, psicólogos conductuales y expertos en el lugar de trabajo. Tenemos más de 185.000 participantes en nuestra base de datos sobre la experiencia de los empleados, empleados que mantienen la productividad pero están cansados de la pandemia. Además de tener problemas con su bienestar y su conexión con la cultura de su empresa, también están menos inspirados en el trabajo.

 

EL CAMBIO MASIVO DE COMPORTAMIENTO

Preguntamos a los empleados de nuestros clientes: "¿Dónde trabajabas antes de la pandemia y dónde quieres trabajar en el futuro?". En 2019, la oficina prevaleció, con un 75% en la oficina y el resto dividido entre híbrido y remoto. Avance rápido a través de la pandemia y hasta 2022, y esos números cambiaron aún más:

  • El 25 por ciento quiere trabajar en la oficina tres o más días a la semana
  • El 37% prefiere el trabajo híbrido 
  • El 38% prefiere el trabajo a distancia

Estas cifras varían mucho según las zonas geográficas, con el 53% de los empleados de América a la cabeza de los que prefieren el trabajo a distancia. El 60% de los trabajadores de Europa, Oriente Medio y África (EMEA) quieren ser híbridos y trabajar de 1 a 4 días a la semana, y en Asia-Pacífico (APAC), el 60% quiere estar en la oficina más de 3 días a la semana.

¿Qué opina la alta dirección al respecto? Con datos de XSF de aproximadamente 1.000 directivos de distintos sectores de todo el mundo en los últimos 2 años, observamos un deseo equilibrado en las tres dimensiones:

  • el 36% quiere estar en la oficina tres días a la semana o más
  • el 32% quiere trabajar a distancia 
  • el 32% quiere flexibilizar entre los dos, con 1-2 días a la semana en la oficina

Esto supone un cambio significativo respecto al 66% de ejecutivos que querían estar en la oficina más de 3 días a la semana en 2020.

LA PRODUCTIVIDAD SE MANTUVO PERO A COSTA DEL TRABAJADOR

El XSF también nos habló del impacto de la pandemia en las personas. Aunque seguimos siendo tan productivos como antes de la pandemia, también aprendimos:

  • El 78% acepta el nuevo sistema de trabajo y desea seguir trabajando de forma flexible
  • El 90% de los trabajadores a distancia se sienten productivos y con confianza para realizar su trabajo

Hay razones claras por las que la gente quiere seguir trabajando desde casa; sin embargo, en los últimos tres años, los vínculos y conexiones en el lugar de trabajo disminuyeron del 74% al 64%, y el bienestar personal bajó del 73% al 39%. Además, el aprendizaje y el desarrollo se estancaron, ya que la tutoría es prácticamente inexistente. Los empleados se sienten cada vez menos conectados, tanto con la cultura de su empresa como con sus compañeros.

 

EL TRABAJADOR HA REDEFINIDO EL OBJETIVO DEL CARGO

La única fuerza impulsora de la vuelta a la oficina -sea cual sea su forma- es la conexión. El aprendizaje que se deriva de un lugar de trabajo multigeneracional ha desaparecido y, como resultado, sólo el 56% de nosotros nos sentimos conectados cuando trabajamos. Está claro que nos estamos perdiendo las conversaciones significativas que unen a las personas. Esta falta de conexión se traduce en una abrumadora sensación para los empleados de que nadie se preocupa por ellos. Con sólo un 54% de personas que se sienten conectadas con la cultura de su empresa, cada vez está más claro que las organizaciones no están bien equipadas para fomentar una cultura y mantener a las personas inspiradas y comprometidas en un mundo virtual.

También hemos aprendido que imponer el lugar de trabajo, ya sea en la oficina o desde casa, es contraproducente. Nuestros datos nos dicen muy claramente que las mejores empresas, con los empleados más productivos y comprometidos, ofrecen autonomía y la posibilidad de elegir dónde y cuándo trabajar, ya sea quedándose en casa para hacer trabajo de concentración o acudiendo a la oficina para intercambiar ideas o aprender de los compañeros. Nuestros datos así lo indican:

  • El 74% de los empleados afirma tener una experiencia y un compromiso positivos con la flexibilidad en el lugar de trabajo. 
  • Este porcentaje desciende al 48% cuando las empresas imponen la asistencia a la oficina. 
  • El 85% afirma tener una experiencia positiva cuando se les da la opción de elegir cuándo trabajar.
  • Este porcentaje desciende al 45% cuando la asistencia es obligatoria.

También descubrimos que la gente no hace el mismo tipo de trabajo en la oficina que en casa. Los empleados nos dijeron que quedarse en casa les permitía concentrarse, ahorrar tiempo y costes de desplazamiento y compaginar las necesidades del hogar y la vida personal. Ir a la oficina les daba la oportunidad de colaborar, innovar y socializar, y una sensación de verdadera conexión humana.

 

UN PROPOSITO RENOVADO AFECTA AL DISEÑO DE LAS OFICINAS Y LOS SERVICIOS

Dado que la mayoría de los empleados desean que la oficina sea un lugar para conectarse, prevemos un cambio en el diseño y los servicios del espacio de oficina, en el que los entornos de trabajo pasarán de los tradicionales dos tercios de espacio de escritorio y un tercio de espacio de colaboración a un tercio de espacio de escritorio y dos tercios de espacio de colaboración. A medida que la densidad de trabajadores de oficina siga disminuyendo -de 190 a 165 pies cuadrados por empleado en los próximos ocho años-, también prevemos un lugar de trabajo que se parecerá a un centro de conferencias, donde la gente va intencionadamente a interactuar, intercambiar ideas, aprender y celebrar juntos. Esto implica también un cambio en los servicios que ofrecemos en el lugar de trabajo, ya que los empleados se parecerán más a invitados, no tendrán un asiento asignado y podrán disponer de servicios de hospitalidad y conserjería. 

Estas empresas también son conscientes de que no hay una solución única para todos los casos, y de que los distintos segmentos de la plantilla pueden tener respuestas muy diferentes a la experiencia laboral actual. Las mejores empresas se dan cuenta de que la frecuencia de las oficinas es una decisión de equipo, en la que los equipos empresariales se reúnen para desarrollar sus propios horarios y planes de frecuencia de oficina que funcionen mejor para todos.

 

LAS PERSONAS NECESITAN ENTORNOS DE TRABAJO INSPIRADORES

La inspiración en el entorno de trabajo -incluidas las políticas, la cultura y el lugar de trabajo de la empresa- es el principal atributo que impulsa el compromiso de los empleados y los resultados de la experiencia en el lugar de trabajo. Los empleadores deben centrarse en la experiencia de los empleados descubriendo qué es lo que inspira a la gente a querer ir a la oficina y, a continuación, invertir en esas características.

Nuestros estudios y análisis estadísticos nos han demostrado que de los 40 atributos del lugar de trabajo, que se dividen en seis categorías -diseño del lugar de trabajo, tecnología, instalaciones y gestión medioambiental, social y de gobierno (ESG), servicios, ubicación y marca-, sólo entre el 20 y el 25% impulsan la experiencia de las personas y aportan un valor significativo. Y esto varía según la región, el mercado y el edificio. Mediante una metodología basada en datos y en pruebas, impulsada por la voz del empleado, las empresas pueden centrarse en lo que importa e identificar los atributos de la experiencia en el lugar de trabajo en los que invertir. Nuestra investigación ha demostrado que existen más de 80 servicios en los que las empresas pueden invertir, todos ellos incluidos en una de estas cuatro categorías:

  • Bienestar (por ejemplo, fitness, alimentos saludables, senderos naturales
  • Conciliación de la vida laboral y familiar (p. ej., comidas para llevar, tienda, cajero automático)
  • Social (por ejemplo, conciertos, clubes, clases de cocina)
  • Ventajas habituales de la empresa (por ejemplo, café o aparcamiento gratuitos)

Gracias a los diagnósticos de voz de los empleados, XSF ha ayudado a descubrir los servicios que importan. Estamos sustituyendo las conjeturas y la subjetividad por datos de voz de los empleados y análisis predictivos, reduciendo costes y centrándonos en los servicios que marcarán la diferencia a la hora de atraer a la oficina a trabajadores con talento. Es fundamental centrarse en entornos que favorezcan el bienestar, ya que desde antes de la pandemia hemos observado un descenso constante de la sensación de bienestar positivo de las personas: del 73% en 2019 al 39% en 2022.

 

REDEFINIR LA EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS

Hoy en día, podemos pensar en la experiencia como una combinación de tres impulsores únicos y específicos que conforman la experiencia del empleado -eficiencia, eficacia y compromiso-, todos ellos impulsados por distintas prioridades y correlacionados directamente con las principales partes interesadas de una organización: los directores financieros, de operaciones y ejecutivos, así como el liderazgo dentro de RR.HH. y la tecnología. El mayor y más importante reto al que se enfrentan las organizaciones es determinar cómo alinear las prioridades y los presupuestos de cada parte interesada para proporcionar esas experiencias con el fin de lograr un ecosistema laboral de éxito. Cada una de las prioridades de las partes interesadas es codependiente de las demás, y la inversión o desinversión en una prioridad puede suprimir el éxito en otra, pero cuando se abordan conjuntamente con un enfoque equilibrado, esto puede ser un catalizador para permitir una cultura y un negocio prósperos.

Adoptar un enfoque multidisciplinar e iterativo garantiza la alineación y permite la participación activa de todas las partes interesadas en el proceso, así como la capacidad de ofrecer valor empresarial junto con las expectativas de los empleados. Para garantizar la alineación, podemos aprender de los principios iterativos que el desarrollo ágil de productos aplica a la planificación, entrega y prueba de nuevos lugares de trabajo:

  • Compromiso interfuncional con todos en la mesa
  • Base sus iniciativas en la cultura, con la oficina como facilitadora.
  • Planifique de forma ágil e iterativa, con los empleados en el centro.
  • Entrelazar lo físico y lo digital
  • Probar, medir e iterar mediante un enfoque basado en datos

 

EL AUGE DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Es importante señalar que el mayor reto para todas las organizaciones será comprender y adaptar cómo vamos a trabajar y alinear el espacio a los nuevos comportamientos. En consecuencia, veremos un enfoque crítico en la gestión del cambio. Adaptar la experiencia del lugar de trabajo de una única ubicación a un ecosistema de lugares será un cambio significativo que deberá incluir la dimensión virtual. Los programas de cambio tendrán que ser dinámicos y garantizar resultados satisfactorios más que nunca; el futuro lugar de trabajo consistirá en inspirar e implicar a las personas.

 

DE VUELTA A LA OFICINA A LA RAZÓN DE LA OFICINA

Ahora más que nunca, la CRE ocupa un lugar prioritario en la agenda de liderazgo de las empresas. El espacio de oficinas sigue siendo demandado y existe un claro valor en reunir a las personas, pero de una forma más flexible e intencionada. Los directivos del sector inmobiliario tendrán que integrar y garantizar la alineación de todos los agentes clave de la empresa, los RRHH y la tecnología para desarrollar y aplicar una estrategia y una experiencia coherentes y completas en el lugar de trabajo, tanto para las necesidades inmediatas de vuelta a la oficina como para el futuro sostenible. Los líderes del sector inmobiliario tienen una gran oportunidad de utilizar una metodología basada en datos y en pruebas para medir, coreografiar y supervisar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo y alinear la inversión operativa con lo que impulsa una plantilla productiva, comprometida e inspirada.

 

Este artículo se publicó por primera vez en Corporate Real Estate Journal External Link y es propiedad intelectual de Henry Stewart Publications.

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