Vào thời gian đầu của đại dịch Covid, cuộc thử nghiệm làm việc từ xa trên toàn cầu đã đặt ra nhiều câu hỏi về vai trò và tầm quan trọng của văn phòng làm việc. Trong điều kiện bình thường mới, chúng ta đang dần thấy rõ hơn những tác động lâu dài của làn sóng này, không chỉ thúc đẩy áp dụng mô hình làm việc hybrid nói chung mà còn khiến doanh nghiệp xem xét lại nhu cầu diện tích văn phòng trong dài hạn.
Hybrid: Xu hướng nhất thời hay bước chuyển dài hạn?
Khái niệm hybrid không mới, nhưng mô hình này tương đối xa lạ với số đông trước khi vi rút Covid-19 ập đến. Mô hình này cung cấp cho nhân viên sự tự do trong việc lựa chọn nơi họ muốn làm việc, mang đến nhiều lợi ích về sự cân bằng công việc - cuộc sống và tiết kiệm tài chính.
Mô hình văn phòng hybrid có thể hiểu như một không gian văn phòng có thể đáp ứng được lịch làm việc linh hoạt của tất cả các phòng ban, tương tự như không gian linh hoạt, cho phép nhân viên đa dạng lựa chọn địa điểm và thời gian làm việc. Khác biệt hoàn toàn so với các văn phòng truyền thống, nơi có bàn làm việc cố định và vách ngăn giữa các bàn và khu vực, văn phòng hybrid được bố trí nhiều không gian làm việc chung, bàn làm việc không cố định, buồng riêng tư hoặc phòng họp đáp ứng mọi nhu cầu công việc của từng nhân viên trong theo ngày.
Trò chuyện với các khách thuê ở Việt Nam và trên toàn khu vực, Cushman & Wakefield nhận thấy việc cải tạo và nhu cầu mở rộng văn phòng vẫn là mối quan tâm hàng đầu. Trong hai quý vừa qua, nhu cầu mở rộng văn phòng chiếm 56% tổng giao dịch cho thuê, vì các công ty đang tìm thêm không gian mới để tăng thuê lao động. Các giao dịch chủ yếu đến từ các ngành như Phát triển phần mềm (19%), Bán lẻ (16%), Ngân hàng (10%), Logistics (16%) và Thương mại điện tử/Fintech (16%). Dù muốn mở rộng hay rút gọn không gian văn phòng, doanh nghiệp thuê luôn cố gắng tạo ra một nơi làm việc nâng cao trải nghiệm con người để phục vụ nhân viên của họ.
Bà Trang Bùi - Tổng Giám đốc Cushman & Wakefield Việt Nam, nhận xét: “Mỗi danh mục đầu tư bất động sản của khách hàng đều mang đến những cơ hội đặc biệt. Khi nói đến việc di dời, cải tạo và mở rộng văn phòng, chúng tôi không chỉ xem xét các đặc điểm vật lý, chức năng của không gian hiện có mà còn cân nhắc cả trải nghiệm con người để quyết định không gian nào cần giữ lại hoặc rút gọn để điều chỉnh cho phù hợp với lực lượng lao động linh hoạt.”
Dưới đây là 03 cách sắp đặt và chuyển đổi văn phòng một số doanh nghiệp đã áp dụng để phù hợp với sự tăng trưởng lao động, khuyến khích hợp tác và trao quyền lựa chọn cho nhân viên.
ĐIỂM BẮT ĐẦU: PHÂN BỔ KHÔNG GIAN TRƯỚC ĐẠI DỊCH
+ Trước đại dịch
+ Phong cách làm việc văn phòng truyền thống
+ Tỷ lệ chỗ ngồi cố định cao
TRƯỜNG HỢP 1: CÙNG DIỆN TÍCH, TRẢI NGHIỆM TỐT HƠN
+ Tìm cách tận dụng không gian, hiệu quả hoạt động của phòng ban và doanh nghiệp cũng như tạo sự tương tác giữa nhân viên bằng những tiện ích không có được khi làm việc tại nhà
+ Sự kết hợp không gian và tiện nghi giúp nâng cao trải nghiệm văn phòng
+ Cung cấp sự linh hoạt và nhiều lựa chọn
+ Tăng khả năng hợp tác, tương tác và chia sẻ kiến thức
+ Cải thiện kết nối mạng, thiết bị và tính hữu dụng tại nơi làm việc
TRƯỜNG HỢP 2: ÍT KHÔNG GIAN, TRẢI NGHIỆM TỐT HƠN
+ Giảm không gian cốt lõi và tận dụng toàn bộ hệ sinh thái - không gian gia đình, văn phòng vệ tinh, không gian theo yêu cầu và địa điểm thứ ba
+ Cho phép nhân viên làm việc tốt nhất trong không gian phù hợp với nhiệm vụ được giao
+ Nâng cao sự cân bằng giữa công việc, cuộc sống và sức khỏe
+ Tiết kiệm thời gian đi lại
Sự thay đổi không nhất thiết đi đôi với việc giảm diện tích trên đầu người. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp đang thiết kế lại không gian nhằm nâng cao sự hợp tác giữa nhân viên trong lúc vẫn giữ nguyên diện tích thuê. Mặc khác, tốc độ tăng trưởng việc làm mạnh mẽ đã thúc đẩy nhiều công ty bổ sung không gian văn phòng để phù hợp với lực lượng lao động lớn, dù lượng người mới này làm từ xa hay tại chỗ. Bất kể phân bổ không gian như thế nào, văn phòng sẽ yêu cầu một loại hình mới linh hoạt, tập trung hơn vào các lựa chọn cá nhân, sự cho phép và tin tưởng.
Trong suốt thời kỳ dịch bệnh diễn ra, người lao động đã chứng tỏ họ vẫn có thể duy trì năng suất khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, trải nghiệm làm việc tại văn phòng vẫn là không thể thay thay thế được. Để đạt được trải nghiệm hybrid tốt nhất, cần xem xét rõ mục đích và vai trò của văn phòng đối với người dùng nó.
Cuộc khảo sát Experience per Square Foot (XSF) - một công cụ chiến lược của Cushman & Wakefield cho thấy, các nhân viên cho biết việc làm việc từ xa đã làm giảm tương tác cá nhân - đặc biệt ảnh hưởng đến việc việc xây dựng mạng lướit networking và gắn kết với đồng nghiệp. Những nhân viên có nhiệm kỳ trung bình (3-5 năm) là những người gặp nhiều khó khăn nhất, và cũng là nhóm đạt được những bước tiến lớn nhất sau khi quay trở lại văn phòng.
Trong khi có nhiều người muốn chọn được làm việc từ xa thì dữ liệu của Cushman & Wakefield cho thấy, nhân viên cần văn phòng để học hỏi, tạo kết nối văn hóa và gắn kết sâu sắc hơn với đồng nghiệp. Theo cuộc khảo sát, điều thú vị là Gen Y và Gen Z có trải nghiệm tích cực hơn các thế hệ khác khi họ thường xuyên đến văn phòng từ ba đến bốn ngày trong tuần.
Hơn nữa, dữ liệt cũng chỉ ra cho thấy khi thường xuyên làm việc tại văn phòng có hỗ trợ kết nối xã hội, sức khỏe tinh thần và tâm trạng của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể.
Các phát hiện từ thị trường Việt Nam tương thích với kết luận được tìm tìm thấy qua phân tích dữ liệu từ công cụ chiến lược của Cushman & Wakefield - Experience per Square Foot (XSF). Đa số người lao động được khảo sát cho biết họ muốn làm việc linh hoạt hơn, tuy nhiên, mức độ mong muốn sẽ tùy theo từng đất nước. Những nhân viên Trung Quốc đại lục và Ấn Độ vẫn thích làm việc chủ yếu ở văn phòng. Trong khi đó, tại Úc, các nhân viên lại mong muốn áp dụng mô hình hybrid với lựa chọn làm việc từ xa hơn. Các phân tích này đã nhấn mạnh việc cho phép nhân viên tự do lựa chọn nơi họ muốn làm việc là yếu tố quan trọng nhất.
Văn phòng vẫn là một “công cụ” thiết yếu trong việc giữ chân và tuyển dụng nhân tài, cũng như truyền đạt thương hiệu và văn hóa của công ty. Không chỉ là không gian cho nhân viên làm việc, giao lưu và kết nối với đồng nghiệp, mà sự tiện nghi còn là điểm khác biệt chính. Phát triển cộng đồng giờ đây là nền tảng cho trải nghiệm của nhân viên và là trung tâm của một khu vực, tòa nhà hoặc nơi làm việc. Chính vì thế, cần tạo cộng đồng thông qua không gian, ứng dụng, quan hệ đối tác và các sự kiện.
Những thách thức hiện hữu
Bà Trang Bùi nhấn mạnh những thách thức lớn của mô hình hybrid: “Bất chấp mức năng suất đáng ngạc nhiên, nhiều khách hàng của chúng tôi cho biết, việc tăng cường làm việc từ xa đã ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất dài hạn, văn hóa doanh nghiệp, đổi mới và sáng tạo. Làm việc từ xa cũng là một thách thức đối với các nhân viên mới vào nghề, những người có gia đình lớn hoặc sống trong không gian nhà ở hạn chế, khiến khó thiết lập một không gian làm việc chuyên dụng.”
Đối với các thế hệ trước, mô hình kết hợp mới có thể mất khá nhiều thời gian để làm quen. Văn phòng truyền thống được thiết kế để hoạt động hiệu quả, với các thành viên trong nhóm ngồi cạnh nhau, và việc có mặt ở văn phòng sẽ được tính vào hiệu suất làm việc. Mô hình văn phòng kết hợp mới sẽ đảo ngược sự quen thuộc này. Nhân viên không còn để lại các thiết bị và đồ dùng cá nhân “đánh dấu lãnh thổ” của họ như ảnh gia đình, giấy ghi chú hay văn phòng phẩm vì bàn làm việc cần được dọn dẹp vào cuối ngày làm việc.
Một trở ngại khác đối với chủ nhà là làm thế nào để truyền cảm hứng cho nhân viên lựa chọn đến văn phòng. Nhân viên sẽ mong đợi và yêu cầu nhiều hơn một tòa nhà hạng A với tầm nhìn tuyệt vời. Họ cũng cần những tiện ích xung quanh như bãi đậu xe thuận tiện, các dịch vụ chăm sóc sức khỏe như phòng tập thể dục, spa, khu bán lẻ với nhiều cửa hàng và không gian xanh như công viên, vườn treo, hoặc cây văn phòng. Một số doanh nghiệp có đông nhân viên thậm chí đã tích hợp căn tin phục vụ đồ ăn, thức uống ngay trong khuôn viên công ty.
Trong bối cảnh doanh nghiệp toàn cầu, nhiều nhà lãnh đạo đã đưa ra quan điểm tích cực về làm việc từ xa và mô hình kết hợp, trong khi một số khác tỏ ra khá miễn cưỡng. Giám đốc điều hành JPMorgan Chase, Jamie Dimon trước đây đã phản đối làm việc từ xa, cho rằng điều này không có lợi cho lao động trẻ, những người sẽ cần được cấp trên hướng dẫn công việc trực tiếp. Tuy nhiên, trong báo cáo thường niên mới nhất của ngân hang JP Morgan Chase, ông Jamie Dimon đã cho rằng "làm việc tại nhà sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của người Mỹ.". Giám đốc điều hành Tesla Elon Musk cũng có quan điểm không đồng tình với xu hướng làm việc từ xa, gây dậy sóng mạng xã hội Twitter vô số lần với các phát biểu phản đối trong thời gian qua.
Cần rất nhiều nỗ lực, từ phát triển chính sách đến thiết kế không gian, chiến lược công nghệ, quyết định đầu tư bất động sản, v.v. Các tổ chức sẽ cần một kế hoạch hành động vững chắc để thực hiện chuyển đổi thành công từ văn phòng truyền thống sang văn phòng kết hợp. Không có một quy chuẩn nào phù hợp cho tất cả, các công ty sẽ cần phải tìm hiểu kỹ hơn về nhân viên của họ và cần những gì để tạo ra một không gian làm việc ý nghĩa để truyền cảm hứng cho nhân viên của họ “đi làm”.
Theo lời khuyên của bà Trang Bùi: “Đó là một thách thức đòi hỏi cách tiếp cận kết hợp từ bất động sản, nhân sự, tài chính và công nghệ. Các phòng ban sẽ không còn làm việc độc lập nữa. Thay vào đó, họ cần hợp tác làm việc để xây dựng văn hóa, phát triển và hoàn thiện các chính sách cũng như củng cố thương hiệu công ty. Thay đổi cách quản lý cũng đóng một vai trò quan trọng, hỗ trợ thay đổi tư duy lãnh đạo, quy trình làm việc, không gian hoặc địa điểm, các điểm tích hợp và mô hình giao tiếp.”
Kết luận
Thị trường văn phòng Việt Nam đã cho thấy khả năng phục hồi liên tục xuyên suốt thời gian đại dịch. Dự báo nguồn cầu vẫn tiếp tục có dấu hiệu khả quan nhờ vào sự gia tăng việc làm tại văn phòng, việc áp dụng các phương thức làm việc linh hoạt yếu hơn và vai trò quan trọng lâu dài của văn phòng.
Sự phức tạp của đại dịch toàn cầu đã đòi hỏi các tổ chức phải thích ứng kịp thời để giữ chân các nhân tài và khuyến khích họ quay trở lại văn phòng. Nơi làm việc trong tương lai sẽ là một hệ sinh thái cung cấp nhiều lựa chọn cho nhân viên cả về loại hình không gian làm việc lẫn thời gian làm việc và các tiện nghi xung quanh văn phòng.
