Prohlášení o ochraně osobních údajů

OZNÁMENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ UCHAZEČŮ

Naposledy aktualizováno: 2023
Předchozí verze: Květen 2018

Společnost Cushman & Wakefield („C&W“, „my“ nebo „nás“) respektuje práva na ochranu osobních údajů jednotlivců a zavázala se k odpovědnému zacházení s osobními údaji v souladu s platnými právními předpisy. Je důležité, abyste si pečlivě přečetli celé toto oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen „oznámení o ochraně osobních údajů“), protože uvádí, jak shromažďujeme, používáme, uchováváme, sdílíme a odstraňujeme osobní údaje, které obdržíme při v rámci vaší žádosti o práci nebo jinou funkci u nás, a práva, která máte v souvislosti s těmito údaji. Termín „uchazeči“, který se používá v tomto oznámení o ochraně osobních údajů, odkazuje na kohokoli, kdo se uchází o pracovní místo, nebo kdo jinak usiluje o práci s námi nebo pro nás (ať již trvale, nebo dočasně). 

Máte-li připomínky nebo otázky týkající se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů, kontaktujte nás prosím prostřednictvím kontaktních údajů uvedených ve spodní části tohoto oznámení o ochraně osobních údajů.

1. Kategorie osobních údajů, které obdržíme, když se ucházíte o pracovní místo

   Můžete navštívit oddíl pro nábor na našich webových stránkách (dále jen „webové stránky“) a vyhledávat zaměstnání, aniž byste poskytli osobní údaje. Některé informace ale můžeme shromažďovat automaticky z vašeho zařízení, když navštívíte naše webové stránky. Další informace naleznete v oznámení o ochraně osobních údajů, které se vztahuje na používání našich webových stránek, včetně oddílu pro nábor na našich webových stránkách. 

   Vezměte prosím také na vědomí, že vaše používání našich webových stránek se řídí našimi podmínkami používání.

   Osobní údaje, které shromažďujeme, mohou být poskytnuty přímo vámi nebo můžeme osobní údaje získat automaticky nebo od třetích stran, jako jsou reference, předchozí zaměstnavatelé, místa vzdělávání nebo jiné zdroje údajů.

   Pokud je to platnými právními předpisy povoleno, a v souladu s nimi, patří mezi typy osobních údajů, které shromažďujeme a používáme, mimo jiné:

• Identifikační údaje a kontaktní údaje – včetně vašeho jména, adresy, e-mailové adresy, telefonního čísla a dalších kontaktních údajů, pohlaví, rasy nebo etnického původu, sexuální orientace, rodinného stavu, statusu veterána, data narození, národnosti, národních identifikátorů (jako je občanský průkaz/pas, číslo sociálního zabezpečení), fyzických vlastností nebo popisu a dalších osobních a online identifikátorů.
• Historie zaměstnání – například předchozí zaměstnavatelé a pracovní zařazení/pozice.
• Základní informace – například akademický titul / odborná kvalifikace, kvalifikace pro zaměstnání, vzdělání, podrobnosti obsažené ve vašem CV/životopisu (které mohou zahrnovat podrobnosti o členstvích nebo zájmech, což představuje citlivé osobní údaje), opisy a reference z předchozích zaměstnání.
• Podrobnosti o vašich referenčních osobách (včetně jejich jména, kontaktních údajů, zaměstnavatele a pracovní pozice).
• Podrobnosti o vašem pobytu, občanství, vízovém stavu, pracovním povolení a vojenském statusu.
• Předchozí žádosti o zaměstnání / pozice (informace týkající se předchozích žádostí o zaměstnání ve skupině C&W a/nebo předchozí historie zaměstnání u skupiny C&W).
• Informace o žádosti o zaměstnání – například pozice, o kterou se ucházíte, vaše žádost o zaměstnání a související dokumentace/komunikace, motivační dopisy, informace z pohovorů a telefonického předvýběru, požadavky na mzdu/benefity, informace o možnosti se přestěhovat.
• Potřebné zdravotní informace, fyzická omezení a zvláštní přizpůsobení.
• Záznamy z bezpečnostních kamer/ kontroly vstupu do budovy – vezměte prosím na vědomí, že při vaší návštěvě prostor C&W (např. z důvodu pohovoru) můžeme zachycovat záznamy pomocí bezpečnostních kamer a/nebo provádět kontroly vstupu do budovy (které zahrnují zpracování snímků z bezpečnostních kamer a/nebo jiné osobní údaje, jako je jméno návštěvníka a čas vstupu do budovy), a to pro bezpečnostní účely a účely vymáhání práva, abychom mohli vytvořit, uplatnit nebo hájit naše zákonná práva a/nebo chránili životně důležité zájmy jakékoliv osoby.
• Další informace požadované pro to, abychom vyhověli zákonům, včetně pokynů orgánů činných v trestním řízení nebo soudních nařízení.
• Další informace spojené s výše uvedenými osobními údaji nebo ty, které dobrovolně poskytnete v průběhu celého procesu, mimo jiné prostřednictvím hodnotících center / cvičení a pohovorů. 

• Informace poskytované náborovými agenturami nebo agenturami vyhledávajícími vedoucí pracovníky.
• Reference poskytnuté referenčními osobami.
• Další informace poskytnuté nebo potvrzené akademickými institucemi a poskytovateli školení nebo certifikací.
• Údaje z rejstříku trestů získané prostřednictvím kontroly záznamů v rejstříku trestů (v zemích, kde jsou takové kontroly povoleny platnými právními předpisy a jsou prováděny). 
• Informace poskytované agenturami pro ověřování spolehlivosti a dalšími majiteli externích databází (například registry dlužníků a registry profesních/jiných sankcí). 
• Informace shromážděné z veřejně dostupných zdrojů, včetně profesních sociálních sítí, které používáte, nebo jiné relevantní informace dostupné online.
• Od ostatních společností skupiny C&W pro účely popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů.

(Pro každý z těchto případů platí, že to musí být přípustné a v souladu s platnými právními předpisy, včetně jakýchkoli požadavků týkajících se získání vašeho souhlasu. V případě kontroly záznamů v rejstříku trestů, využití agentur pro ověřování spolehlivosti a shromažďování informací z veřejně dostupných zdrojů to musí být odůvodněno odkazem na pracovní pozici, v takovém případě vám budou před provedením kontrol poskytnuty další informace.) 

Neúspěšné žádosti

Pokud bude vaše žádost neúspěšná, přidáme vaše osobní údaje do našeho seznamu talentů, abychom mohli v tomto seznamu vytvořit váš profil. Osobní údaje, které nám poskytnete, můžeme pro takové účely kombinovat s informacemi získanými ze zdrojů třetích stran, včetně veřejně dostupných zdrojů (např. veřejně dostupné platformy, na kterých zveřejníte svůj profesní profil). 

Tyto informace z vašeho profilu budeme uchovávat po určitou dobu (jak je popsáno v oddílu 6 níže), abychom mohli čas od času určit pracovní příležitosti, které by pro vás mohly být vhodné, a abychom vás mohli ohledně těchto příležitostí kontaktovat (a abychom zajistili, že vás nebudeme kontaktovat znovu v souvislosti se stejnou nebo podobnou pozicí). Ze seznamu talentů se můžete kdykoli odhlásit tak, že napíšete na e-mailovou adresu v oddílu 9 níže. Pokud to vyžadují právní předpisy, získáme váš souhlas před tím, než vaše osobní údaje začleníme do seznamu talentů.

Úspěšné žádosti

Pokud budete přijati na pracovní pozici ve společnosti C&W, budou informace shromážděné během náborového procesu použity také jako pomoc při procesu nástupu do zaměstnání (včetně zřízení přístupu do systémů a přípravy na uvedení do zaměstnání) a stanou se součástí vaší trvalé evidence členů personálu (pokud je to relevantní pro trvající pracovní poměr), na kterou se vztahuje naše interní oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců.

Účely zpracovávání osobních údajů

Osobní údaje shromažďujeme a používáme pro naše obchodní účely, které mimo jiné zahrnují:

• řízení a zlepšování našich náborových a náborových procesů;
• posouzení vašich dovedností, kvalifikací a vzdělání pro konkrétní roli a komunikace s vámi o vaší žádosti;
• ·organizování pohovorů a testů, ověřování vašich informací a provádění kontrol referencí nebo případně ověření spolehlivosti;
• pro provozní účely, jako je udržování a zlepšování našich obchodních operací, technologií a zabezpečení;
• dodržování vládou požadovaných hlášení; dodržování platných zákonů, předpisů, právních postupů nebo vymahatelných vládních požadavků v případě potřeby, například odhalováním a ochranou před bezpečnostními incidenty, podvody a nezákonnou činnost

Kategorie třetích stran, se kterými můžeme sdílet osobní údaje

Vaše osobní údaje nesdílíme ani nezveřejňujeme s výjimkou omezených případů popsaných níže.  Pokud povolíme přístup k osobním údajům třetí straně, očekáváme, že bude vaše osobní údaje používat nebo zveřejňovat pouze způsobem, který je v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů, a že bude zachována bezpečnost a důvěrnost informací.

S vaším souhlasem

Vaše osobní údaje neprodáváme ani nesdílíme a nebudeme je prodávat ani sdílet bez vašeho výslovného souhlasu. Můžete souhlasit nebo nám přikázat, abychom sdíleli vaše osobní údaje s ostatními za účelem plnění služeb, které požadujete, nebo v rámci procesu náboru.

Předání jiným společnostem ve skupině

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s dalšími členy skupiny C&W za účelem zpracování v souladu s cíli uvedenými v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. 

Předávání dodavatelům a jiným osobám naším jménem

Osobní údaje můžeme zpřístupnit našim zaměstnancům, dodavatelům, konzultantům a dalším stranám, které tyto informace vyžadují, aby nám pomohli stanovit a spravovat aspekty našeho vztahu s vámi. Vaše osobní údaje můžeme také sdílet s poskytovateli služeb nebo s jinými stranami způsobem, který je v souladu s ustanoveními tohoto oznámení o ochraně osobních údajů. To může zahrnovat náborové nebo personální agentury, poskytovatele prověřování spolehlivosti nebo jiné prověřovací agentury a příslušné místní agentury pro kontrolu rejstříků trestů (je-li to relevantní) a poskytovatele IT služeb.

Abychom vyhověli našim zákonným povinnostem nebo předešli škodám

Uchovávat nebo zveřejňovat informace o vás můžeme, pokud je to nezbytné pro dodržování zákona, předpisu, nebo smlouvy; k reakci na soudní příkaz, správní nebo soudní proces, včetně mimo jiné předvolání, vládního auditu nebo příkazu k prohlídce; k reakci na zákonné požadavky veřejných orgánů (včetně daňových a imigračních, orgánů v oblasti zdraví a bezpečnosti, registru společností, orgánů národní bezpečnosti, nebo pro účely vymáhání práva); ke komunikaci s příslušnými regulačními orgány, pokud společnost C&W navrhuje poskytnout vám regulované školení jako součást potenciální pozice; a podle potřeby ke zjištění, uplatnění nebo obraně proti potenciálním, hrozícím nebo skutečným právním nárokům. Osobní údaje můžeme také zpřístupnit, pokud je to nezbytné k prevenci, odhalování nebo vyšetřování nezákonné činnosti, podvodu, zneužití, porušení našich podmínek nebo ohrožení zabezpečení našich služeb nebo fyzické bezpečnosti jakékoli osoby.

• Jednotlivci v Evropském hospodářském prostoru a Spojeném království: Vaše práva týkající se osobních údajů
• Žadatelé v rámci Evropského hospodářského prostoru (EHP) a Spojeného království (UK) mají v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů určitá práva podle GDPR a dalších platných právních předpisů o ochraně osobních údajů. Patří mezi ně právo:
• požádat o přístup, opravu, aktualizaci nebo odstranění svých osobních údajů. Máte právo takovou žádost podat kdykoli.
• omezit nebo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů. Máte právo požádat nás za určitých okolností o omezení zpracování svých osobních údajů nebo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů týkajících se vaší osobní situace.
• přenositelnost. Kdykoli zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo na základě smlouvy, máte právo nechat si kopii svých osobních údajů předat v použitelném elektronickém formátu sobě nebo jiné straně. To platí pro osobní údaje, které jste nám poskytli.
• podat stížnost u místního úřadu pro ochranu osobních údajů nebo regulačního orgánu ohledně našeho shromažďování a používání vašich osobních údajů. Další informace získáte od místního orgánu pro ochranu údajů. 

• k dodržení našich zákonných povinností, včetně příslušných zákonů a předpisů týkajících se imigrace a/nebo zaměstnanosti; 
• k učinění kroků před tím, než s vámi uzavřeme zaměstnaneckou smlouvu, pokud se uvažuje o vašem zaměstnání; 
• k ochraně práv a zájmů skupiny společností C&W, našich zaměstnanců, uchazečů a dalších tak, jak to vyžadují a povolují platné zákony;
• s vaším dobrovolným souhlasem;
• ke splnění našich oprávněných zájmů, včetně například provádění našich náborových procesů, správy uchazečů, reakce na žádosti a další komunikace s veřejnými, vládními, soudními nebo jinými regulačními orgány a k ochraně našich práv, majetku nebo bezpečnosti a práv, majetku nebo bezpečnosti uchazečů o zaměstnání.

 

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, potom můžete kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvolání souhlasu neovlivní zákonnost zpracování, které jsme provedli před odvoláním, ani nebude mít vliv na zpracování vašich osobních údajů provedené na zákonném základě pro zpracování jiném, než je souhlas.

Můžete se rozhodnout, že nám své osobní údaje neposkytnete. Pokud jsme však ze zákona povinni shromažďovat vaše osobní údaje, vaše neposkytnutí těchto informací může zabránit nebo zpozdit splnění našich zákonných povinností a může ovlivnit naši schopnost vás zaměstnat.

Mezinárodní předávání údajů

Vaše osobní údaje mohou být předávány mezinárodně, včetně z EHP do země mimo něj, pro účely uvedené v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. Tyto země mohou mít zákony o ochraně osobních údajů, které se liší od zákonů vaší země (a v některých případech nemusí poskytovat takovou ochranu).

Konkrétně se naše servery webových stránek nacházejí ve Spojených státech amerických a společnosti v naší skupině a poskytovatelé služeb třetích stran sídlí po celém světě. To znamená, že když shromažďujeme vaše osobní údaje, můžeme je zpracovávat v kterékoliv z těchto zemí. Využíváme například platformu pro nábor pracovníků, která zahrnuje zpracování osobních údajů v USA.

Společnost C&W implementuje bezpečnostní opatření nezbytná k dodržení nařízení GDPR (viz oddíl 5 „Zabezpečení vašich osobních údajů“) a můžete kdykoli požádat o více informací o konkrétních bezpečnostních opatřeních pomocí kontaktních údajů uvedených ve spodní části tohoto oznámení o ochraně osobních údajů. 

 

1. Zabezpečení vašich osobních údajů

   Přijali jsme přiměřená opatření k tomu, aby byly vaše osobní údaje chráněny v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů. Mezi ně patří implementace vhodných záruk, včetně standardních smluvních doložek Evropské komise (podle článku 46.2 obecného nařízení o ochraně údajů) pro předávání osobních údajů přes hranice. 

   V souvislosti s určitými ujednáními s našimi poskytovateli služeb třetích stran se navíc spoléháme na posouzení rizik předávání (Transfer Risk Assessments, TRA) (podle článku 45 obecného nařízení o ochraně osobních údajů).

   Zavádíme přiměřené technické, administrativní a fyzické kontroly, abychom chránili osobní údaje, které máme pod kontrolou, před ztrátou a neoprávněným pozměněním nebo zpřístupněním. Používáme kontroly přístupu založené na rolích, abychom omezili přístup k vašim osobním údajům na základě přísné potřeby vědět v souladu s účely, pro které jsme tyto informace shromáždili. Používáme vhodné systémy proti malwaru a detekci narušení, abychom zabránili neoprávněnému přístupu do naší sítě, a máme zaveden plán reakce na incidenty, abychom rychle reagovali na podezření na únik nebo narušení osobních údajů. Navzdory našemu úsilí nejsou žádné webové stránky nebo internetový přenos zcela bezpečné a nemůžeme zaručit bezpečnost vašich osobních údajů, které jsou námi uloženy nebo nám zaslány. Měli byste také přijmout odpovídající opatření na ochranu svých osobních údajů.

    

2. Doby uchovávání údajů

   Vaše osobní údaje budou uchovávány v souladu s příslušnými právními předpisy, a to tak dlouho, jak je potřeba pro účely popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů nebo jak je jinak vyžadováno příslušnými právními předpisy. 

   K určení délky uchovávání osobních údajů používáme následující kritéria:

   • ●náš vztah s vámi a produkty a služby, které vám poskytujeme;
   • ●vaše žádosti týkající se vašich informací nebo našich produktů či služeb;
   • ●zákonné povinnosti uchovávat údaje nebo pro naše vlastní právní účely (například prosazování našich smluv nebo soudní spory);
   • ●doporučení a právní požadavky týkající se příslušné práce a zaměstnání; a
   • ●technické aspekty a proveditelnost a úroveň ochrany vašich osobních údajů.

   Pokud je vaše žádost neúspěšná a vy se neodhlásíte ze zařazení svých osobních údajů do našeho seznamu talentů, uchováme údaje o vašem profilu po dobu 12 měsíců od data, kdy jste podali žádost (nebo od data nejnovější aktualizace vašich údajů vámi). Před vymazáním údajů o vašem profilu vám můžeme zaslat upozornění, abychom vám poskytli možnost vaše osobní údaje v našem seznamu talentů uchovat i po uplynutí výše uvedené lhůty. Pokud s tím budete souhlasit, uchováme vaše osobní údaje dalších 12 měsíců. Pokud to v konkrétní zemi vyžadují příslušné právní předpisy, požádáme vás o váš výslovný souhlas se zařazením vašich osobních údajů do seznamu talentů.

   Pokud provádíme u určitých pozic prověřování (pokud je to přípustné a v souladu s příslušnými právními předpisy), pak údaje získané při takovém šetření zničíme co nejdříve, nebo v každém případě do 6 měsíců (uchováme pouze záznam o výsledku). 

   Pokud k tomu neexistuje zřejmý obchodní důvod, neuchováváme záznamy o náboru po uplynutí zákonné lhůty, ve které může být uplatněn nárok vyplývající z náborového řízení.

    

3. Práva na ochranu osobních údajů v Kalifornii

   Podle kalifornského zákona o ochraně osobních údajů spotřebitelů z roku 2018 (dále jen „CCPA“) a kalifornského zákona o právech na ochranu osobních údajů z roku 2020 (dále jen „CPRA“) mohou mít obyvatelé Kalifornie právo na:

   • ●Transparentnost. Podniky, které shromažďují osobní údaje podléhající výše uvedeným zákonům, jsou povinny vás informovat mimo jiné o kategoriích osobních údajů, které mají být shromažďovány, o účelech, pro které jsou tyto kategorie osobních údajů shromažďovány nebo používány, o tom, zda jsou tyto údaje prodávány nebo sdíleny, a o době, po kterou hodláme jednotlivé kategorie osobních údajů uchovávat, nebo pokud to není možné, o kritériích použitých k určení této doby.
   • ●Odhlášení se z prodeje nebo sdílení osobních údajů. Ačkoli obyvatelé Kalifornie mají právo odmítnout předávání osobních údajů třetím stranám za účelem hodnotné protihodnoty nebo křížové behaviorální reklamy, společnost C&W vaše osobní údaje neprodává ani nesdílí.
   • ●Přístup ke kategoriím a konkrétním osobním údajům, které jsme o vás shromáždili, kategoriím zdrojů, z nichž jsou osobní údaje shromažďovány, obchodnímu účelu shromažďování osobních údajů a kategoriím třetích stran, s nimiž společnost C&W sdílí osobní údaje.
   • ●Omezení používání a zpřístupňování citlivých osobních údajů.
   • ●Opravu nepřesných nebo zastaralých osobních údajů, které může společnost C&W uchovávat.
   • ●Odstranění osobních údajů za určitých okolností.
   • ●Nulová diskriminace na základě uplatnění práv v rámci CCPA a CPRA.

   Chcete-li požádat o přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo odstranění, kontaktujte nás prosím e-mailem na adrese privacynorthamerica@cushwake.com nebo volejte na bezplatné telefonní číslo: +1-844-339-8836. Alternativně můžete vyplnit a odeslat příslušný online formulář žádosti na našem online portálu pro žádosti pomocí níže uvedených odkazů:

   Přístup k mým informacím

   Odstranit mé informace

   Ve své žádosti uveďte, k jakým osobním údajům chcete získat přístup, které chcete opravit nebo odstranit.

   Nejprve potvrdíme přijetí vaší žádosti do 10 pracovních dnů a poskytneme věcnou odpověď do 45 kalendářních dnů od jejího obdržení. Pokud budeme potřebovat více času (až 90 dní nebo nad povolený časový rámec), budeme vás písemně informovat o důvodu a prodloužené lhůtě.

   Žádost ověřitelného spotřebitele týkající se vašich osobních údajů můžete podat pouze vy nebo oprávněný zástupce. Abychom mohli reagovat na vaše žádosti, musíme ověřit vaši totožnost.

   • Jak autorizovat zástupce. Můžete určit oprávněného zástupce, který předloží vaši ověřenou žádost spotřebitele vaším jménem, ale pouze pokud jste vyplnili formulář pro zmocnění zástupce a podnikli jste kroky k ověření vaší totožnosti přímo u nás.
   • Jak vaši žádost ověřujeme. Osobní údaje poskytnuté v rámci vaší žádosti použijeme pouze k ověření vaší totožnosti nebo oprávnění vašeho oprávněného zástupce k podání žádosti. V závislosti na žádosti můžeme vyžadovat, abyste odeslali nebo potvrdili žádost z vašeho pracovního e-mailu nebo jiného účtu nebo poskytli alespoň dva osobní údaje, které již máme k dispozici, včetně vaší nouzové kontaktní osoby nebo posledních čtyř číslic vaše číslo sociálního zabezpečení. Vaši žádost ověříme porovnáním informací, které poskytnete, s informacemi, které již máme v držení, abychom minimalizovali riziko podvodu.

      

4. Změny tohoto oznámení o ochraně osobních údajů

   Toto oznámení o ochraně osobních údajů můžeme upravit nebo aktualizovat, abychom zohlednili změny v našem shromažďování a používání vašich osobních údajů nebo v důsledku aktualizací příslušných právních předpisů. Pokud provedeme zásadní změnu tohoto oznámení o ochraně osobních údajů, budeme vás o ní řádně informovat. V případě administrativních změn můžeme poskytnout upozornění aktualizací data „Poslední aktualizace“ v horní části tohoto oznámení o ochraně osobních údajů.

    

5. Kontaktní údaje

Vítáme otázky týkající se ochrany osobních údajů a soukromí. S veškerými otázkami nebo požadavky týkajícími se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů se prosím obracejte na adresu:

• Pro USA a Kanadu prosím kontaktujte: privacynorthamerica@cushwake.com
• Pro Evropu, Střední východ a Afriku prosím kontaktujte: privacyemea@cushwake.com
• Pro Jižní Ameriku prosím kontaktujte: DPO.Brasil@cushwake.com
• Pro Asii, Tichomoří, Austrálii a Nový Zéland prosím kontaktujte: privacyapac@cushwake.com
• Pro území Velké Číny prosím kontaktujte: GChina.Privacy@cushwake.com