W dobie zmian w modelach pracy, ewolucji funkcji, jakie pełnią dziś biura oraz związanego ze wzrostem kosztów trendu optymalizacji powierzchni przez niektóre sektory – eksperci międzynarodowej agencji doradczej Cushman & Wakefield przyjrzeli się bliżej potrzebom i wynikającym z nich decyzjom lokalizacyjnym branży prawniczej.
Biurowe wieże vs kameralne kamienice
Ze względu na specyfikę swojej działalności, dla kancelarii prawnych, bardziej niż dla innych branż biuro pełni funkcję reprezentacyjną i jest element budowania marki na rynku. Dlatego też, często ich wybór pada na prestiżowe budynki zlokalizowane w ścisłym centrum miasta. Jeszcze kilka lat temu popularnością w tej grupie cieszyły się niemal wyłącznie odrestaurowane kamienice, które oferowały piękne, eleganckie wnętrza, idealnie dopełniające wizerunek podmiotów prawnych i podkreślające ich prestiż. I chociaż wciąż patrząc na mapę Warszawy widać, że ten kierunek szczególnie upodobały sobie butikowe firmy, to na przestrzeni kilku lat obserwowaliśmy dywersyfikację zainteresowania kancelarii. Zwłaszcza te działające globalnie częściej decydowały się na nowoczesne biurowce, które zapewniają odpowiednie otoczenie biznesowe.
„Analizując obecnie siedziby wiodących kancelarii prawnych, zauważamy, że duże korporacje preferują wielkoskalowe biurowce o charakterze wieżowym, podczas gdy lokalne kancelarie wciąż w większości decydują się na wynajem w kamienicach lub innych, mniejszych nieruchomościach biurowych”, mówi Piotr Capiga, Deputy Head of Occupier Services Warsaw, Office Agency, Cushman & Wakefield. „Przykładem tego są przedłużone umowy najmu przez Kancelarię SK&S oraz Wardyński i Wspólnicy, które zdecydowały się pozostać w swoich dotychczasowych, kameralnych i prestiżowych lokalizacjach”, dodaje Piotr Capiga.
„Wybudowane w ostatnich latach drapacze chmur przyciągnęły także część firm prawniczych z butikowych biurowców. Przykładami są przeprowadzki: Greenberg-Traurig oraz CMS do Varso Tower, Bird&Bird i Wolf Theiss do Central Point, Eversheds Sutherland do Widok Towers. Decyzje te wynikają z atrakcyjności tych przestrzeni, a sektor prawniczy jest wymagającym najemcą, oczekującym najwyższej jakości. Te biurowce, które są w stanie wypełnić wysokie oczekiwania wybierane są czasem przez kilka firm prawniczych jednocześnie, co tworzy swoiste „huby”. Przykładem takiego miejsca jest Varso Tower. Warto też wspomnieć o biurowcu Rondo 1, zarządzanym przez Cushman & Wakefield, gdzie kancelarie DZP i SSW Spaczyński, Szczepaniak, Wickel, Goździowska zdecydowały się na renegocjacje umów i pozostanie w dotychczasowej lokalizacji, co tylko potwierdza, że odpowiednio zlokalizowany i utrzymany w najwyższym standardzie biurowiec, może zachować swoją atrakcyjność na lata”, wyjaśnia Piotr Capiga.
Warto dodać, że w przypadku zwłaszcza międzynarodowych podmiotów mamy często do czynienia nawet ze znaczącym zwiększaniem zajmowanej powierzchni przy relokacji – ma to związek m.in. z przenoszeniem niektórych funkcji z innych krajów do Polski oraz chęcią konkurowania o najlepsze talenty z branży.
Eleganckie wnętrza vs zmieniające się potrzeby pracowników
Kancelarie prawnicze stawiają nie tylko na najwyższej klasy budynki, wysokie piętra i prestiżową lokalizację, ale również na unikatową aranżację wnętrz. Przykładają ogromną wagę do eleganckiego, ponadczasowego designu, wysokiej jakości materiałów wykończeniowych, jednocześnie zachowując standardy funkcjonalności.
„Jeśli chodzi o układ biura, nadal dominuje podział przestrzeni na konkretne funkcje. W porównaniu do innych branż, w firmach prawniczych ewolucja w kierunku elastycznych biur z różnorodnymi strefami zachodzi znacznie wolniej. Biura kancelarii są zazwyczaj bardzo formalne, z dominującym układem gabinetowym. Chociaż zdarzają się już wyjątki, gdzie siedziby kancelarii traktowane są jako miejsca spotkań, platformy do integracji i wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami”, mówi Mariola Bitner, Head of Workplace Strategy, Cushman & Wakefield.
Przy wyborze nowego biura kancelarie powinny kierować się możliwością stworzenia otwartego na różnorodność środowiska pracy, które będzie zgodne z wartościami firmy i zapewni wysoką jakość funkcjonowania pracownikom. Biuro, zgodnie z nowymi standardami, pełni rolę platformy do efektywnej współpracy między pracownikami, a jednocześnie jest miejscem, w którym klienci czują się komfortowo. Warto również uwzględnić możliwość adaptacji biura do zmieniających się potrzeb związanych m.in. ze zmianami w liczbie pracowników czy z modelem pracy hybrydowej.
„Wśród wielu korporacji ze względu na hybrydowy model pracy, który w dużych miastach dotyczy nawet 1/3 pracowników, popularne jest dzielenie się biurkami, a także projektowanie przestrzeni tak by odpowiadała na różnorodne style pracy. Badania jakie przeprowadziliśmy wśród prawników pokazują, że ponad połowa z nich chce pracować z biura co najmniej dwa dni w tygodniu, co jest pozytywną informacją z punktu widzenia pracodawcy”, dodaje Mariola Bitner.
Biura stanowią wizytówkę firmy nie tylko dla klientów, lecz także dla obecnych i przyszłych pracowników. Aby przyciągnąć młode talenty, firmy powinny korzystać z doradztwa w zakresie środowiska pracy przy wprowadzaniu zmian. Nowe pokolenie prawników oczekuje bardziej dynamicznych i mniej formalnych przestrzeni pracy.
„Przy potencjalnej zmianie biura czy też jego reorganizacji warto zadbać o przemyślany proces zarządzania zmianą – element wciąż w wielu firmach pomijany lub nierozumiany. Weryfikacja założeń zmiany z faktycznymi potrzebami pracowników, klarowna i efektywna komunikacja, są kluczowe dla jej wprowadzenia i utrzymania”, podsumowuje Mariola Bitner.
Udogodnienia mają znaczenie
Dla kancelarii prawnych charakterystyczne jest zawieranie długich 7-letnich bądź 10-letnich umów najmu – co w dużym stopniu wynika z pracochłonnego obowiązku notyfikacji zmiany siedziby we wszystkich toczących się postępowaniach sądowych.
„Ekologiczne rozwiązania, certyfikacje LEED, BREEAM i spełnianie wymogów ESG, to obecnie ważny element przy negocjacjach umów. Nadchodzące zmiany związane z raportowaniem śladu węglowego dotyczą także i sektora prawniczego. Jednak jednym z największych wyzwań przy negocjowaniu umów najmu dla klientów z obszaru prawnego jest zapewnienie odpowiedniej liczby miejsc parkingowych o konkretnych parametrach np. powinny one umożliwiać wygodne parkowanie większych samochodów. Miejsca na platformach czy nieergonomiczne rozplanowanie komunikacji na parkingu mogą stanowić poważny problem dla tego typu najemców”, wyjaśnia Piotr Capiga.
Jak wskazali eksperci Cushman & Wakefield, w ostatnim czasie w sektorze kancelarii prawnych odnotowano 10 renegocjacji umów w tej samej lokalizacji oraz 10 relokacji – przy czym warto zauważyć, że firmy które zdecydowały się na zmianę wybrały lokalizację bliżej centrum miasta lub wyższy standard biurowca. Firmy, które pozostały w dotychczasowym miejscu, to właśnie ze względu na zadowolenie z jakości przestrzeni i jej położenia.