Préparer l’aménagement de vos futurs bureaux : comment s’y prendre ?

Quels sont les enjeux des bureaux de demain ? Comment adapter ses espaces aux nouvelles organisations du travail ? Comment préparer l’aménagement de vos futurs bureaux ? C’est autant de questions qu’il devient nécessaire de se poser pour anticiper les mutations professionnelles en cours tout en assurant le bien-être et la productivité de vos collaborateurs. Dans cet article, découvrez 6 conseils pour optimiser l’aménagement de vos espaces en tous genres.

A découvrir dans cet article :

• Répondre aux mutations des espaces de travail : quels enjeux ?
• 6 conseils pour aménager ses bureaux et améliorer la qualité de vie au travail
• C&W Design+Build vous accompagne pour préparer l'aménagement de vos futurs bureaux

Répondre aux mutations des espaces de travail : quels enjeux ?

Pourquoi préparer l’aménagement de ses futurs bureaux ? L’optimisation des espaces de bureaux, commerciaux et hôteliers n’a pas toujours été considérée comme un levier de performance clé, et pourtant anticiper les enjeux liés à l’environnement de travail peut faire toute la différence. Les avantages qui en découlent sont multiples :

• Répondre à l’essor du télétravail : le présentéisme décroît de plus en plus avec l’essor du travail à la maison. Le travail à distance permet à chaque collaborateur de s’organiser au mieux entre vie professionnelle et vie personnelle, en s’émancipant des problématiques de transport notamment. La récente crise sanitaire nous a démontré que la productivité des employés ne diminuait pas en télétravail, voire qu’elle était en hausse grâce à une augmentation de la motivation et du bien-être. L’idée de prévoir un bureau fixe pour chaque employé devient alors caduque, et les entreprises en profitent pour optimiser l’espace dans l’intérêt de tous.

• Améliorer son office branding : l’office branding repose sur l’idée de personnifier ses bureaux afin de partager les valeurs de l’entreprise et instaurer une culture interne plus forte. C’est un véritable outil de communication. Vos locaux deviennent représentatifs de votre identité, de votre histoire et de votre style managérial. En fonction de l’image que vous souhaitez promouvoir, l’aménagement de vos futurs bureaux doit en être le symbole.

• Augmenter la performance et le bien-être des collaborateurs : grâce à des espaces de travail coopératifs et modulables, il est possible de réduire ses coûts de fonctionnement tout en étant plus réactif en cas de crise ou d’urgence à gérer. Puisque les rôles et les espaces ne sont plus cloisonnés, les capacités d’adaptation de chacun sont améliorées.

• Répondre à des problématiques écologiques : les chantiers de demain seront verts, et c’est valable pour l’immobilier tertiaire. En favorisant un Bâtiment à Basse Consommation avec des éco-matériaux, vous augmentez le bien-être au travail de vos collaborateurs tout en faisant des économies énergétiques quotidiennes. Les jeunes générations sont sensibles aux problématiques de développement durable et c’est une excellente manière de se démarquer.

• Attirer de jeunes talents : en parlant de jeunes talents, ces derniers désirent de plus en plus sortir des carcans classiques du salariat, avec notamment le télétravail et le nomadisme. Un environnement de travail moderne et flexible permet à votre entreprise de rester attractive en répondant aux nouveaux besoins et aux nouvelles habitudes de travail. 

⋯ Lisez aussi : Créer votre concept d’aménagement de bureau 

6 conseils pour aménager ses bureaux et améliorer la qualité de vie au travail

Pour votre aménagement d’espaces de travail en tous genres, vous devez prendre en compte les besoins actuels et futurs de vos collaborateurs. Comment améliorer leur qualité de vie au travail, leur performance et leur engagement vis-à-vis de l’entreprise ? Découvrez 6 conseils pour réussir votre projet immobilier professionnel.

Préparer l’aménagement de vos futurs bureaux exige de s’intéresser aux besoins physiologiques de vos collaborateurs : ils vont passer de nombreuses heures dans leur environnement professionnel, il faut donc qu'ils puissent travailler dans de bonnes conditions. Il s’agit donc ici de penser à installer des chaises et des bureaux ergonomiques, de réguler la climatisation ou le chauffage, d’offrir de la lumière naturelle ou encore de diminuer les nuisances sonores.

2. Favoriser les échanges humains

Les espaces de travail doivent être propices aux échanges formels et informels pour simplifier la circulation de l’information. Pour préparer l’aménagement de vos futurs bureaux, pensez à intégrer des espaces communs de détente, de partage et de discussion afin que les collaborateurs puissent se réunir spontanément : salles de repos, coin café, open space, etc. 

3. Innover avec le concept de digital workplace

Le digital est une formidable opportunité pour les professionnels : les outils numériques bouleversent les organisations du travail et entraînent de nouvelles habitudes au service de la performance et du bien-être. Pour commencer, une stratégie de digital workplace permet de favoriser les échanges pour plus de transparence. La digitalisation des espaces permet de réduire les coûts (par exemple en supprimant les impressions papier) avec des bienfaits écologiques et sociétaux à la clé. 

Afin de préparer l’aménagement de vos futurs bureaux, sachez que la création d’espaces créatifs digitaux permet de travailler en équipe sur des outils tactiles et interactifs. Le tout permet de capitaliser sur les avantages liés à la diversité et l’ouverture des espaces (grandes et petites salles de réunion, phone-box, lounges, etc.) pour combiner une plus grande autonomie des employés avec une hausse de la collaboration entre eux.

Les espaces de travail ont subi de nombreuses mutations ces dernières décennies : bureaux fermés, open space, flex office,... L’enjeu n’est plus à la propriété, mais bien à l’usage en mettant l’accent sur la mobilité et la dépersonnalisation. En arrivant au travail le matin, un employé peut donc choisir entre une multiplicité de lieux : a-t-il besoin de calme pour se concentrer ou téléphoner, a-t-il besoin d’échanger avec des collègues sur une problématique qu’il rencontre, doit-il collaborer avec une personne pour boucler une tâche ? En fonction de ses besoins et de ses envies du jour, il choisit simplement l’espace de travail qui lui convient le plus.

Préparer l’aménagement de vos futurs bureaux signifie offrir à vos collaborateurs la possibilité de bavarder sans gêner les autres, de planifier une réunion, de co-créer avec d’autres services, de se réunir en urgence, de participer à des présentations et des briefs sans réserver de salles, traiter ses e-mails au calme ou encore souffler quelques minutes et prendre le temps de respirer dans un espace de détente.

5. Investir dans des espaces hybrides

Les nouveaux espaces de travail sont hybrides, et ils doivent tenir compte de l’environnement et des besoins des collaborateurs. En France, la tradition du bâtiment est au mono-usage, ce qui rend la plupart des constructions sous-exploitées. Préparer l’aménagement de vos futurs bureaux vous aide à anticiper les enjeux, mais aussi à utiliser moins d’espace foncier, moins de matériaux de construction, moins de ressources humaines et donc moins d’énergie.

Repenser complètement notre vision des espaces professionnels grâce à des outils et des plateformes d’optimisation permet de rééquilibrer l’espace urbain dans sa globalité. On observe d’ailleurs de plus en plus l’apparition d’entreprises hybrides et locales comme les pépinières, les entreprises-ruches, les entreprises-communautés, etc.

6. Remodeler la gouvernance

Notre dernier conseil pour préparer l’aménagement de vos futurs bureaux consiste à adapter la gouvernance de l’entreprise à ces nouveaux espaces. Une nouvelle organisation s’établit sur tous les plans ! Des bureaux plus flexibles peuvent également être associés à une meilleure répartition du pouvoir et des responsabilités, avec une hiérarchie moins figée. Un accompagnement des collaborateurs de tout niveau hiérarchique peut alors être nécessaire pour que chacun comprenne son rôle au sein de l’organisation et dans les prises de décision.

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