Przeszłość, teraźniejszość i przyszłość biur

Angielskie słowo office pochodzi od łacińskiego wyrazu officium i to Rzymianie jako pierwsi wprowadzili model pracy z domu w pomieszczeniach zwanych tablinum.

Pierwsze budynki biurowe zaczęły powstawać w XVIII w. w Londynie, a wyrażenia takie jak „meble biurowe” 
i „godziny urzędowania” funkcjonują od ponad 150 lat. Wynalazki takie jak konstrukcja stalowa, windy i instalacje elektryczne umożliwiły budowanie większych i wyższych biurowców, dzięki czemu w USA powstał pierwszy drapacz chmur w 1885 r., a pierwsze biuro w układzie open space pojawiło się w 1906 r. 

 

 

Dziś, pomimo tych wszystkich lat ewolucji, pandemia pchnęła nas w nieznanym kierunku i zastanawiamy się, co będzie dalej.

Dane dotyczące Warszawy za ostatnie 10 lat pokazują, że zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej  w stolicy systematycznie powiększały się ok. 1 mln mkw. co cztery lata: w 2012 r. wynosiły 3,8 mln mkw.,  w 2016 r. – 5 mln mkw., a w 2020 r. – 5,9 mln mkw. W tym tempie do końca 2024 r. powinny wzrosnąć do ok. 7 mln mkw. Nasuwają się pytania, czy wzrosną i czy powinny? 

Czy wzrosną? Początek był dobry. W 2021 r. dostarczono na rynek 325 tys. mkw. nowej powierzchni biurowej – to więcej niż w 2020 r., a na przestrzeni ostatnich 10 lat tylko raz (w 2016 r.) wybudowano więcej biur. Pandemia jednak spowodowała spowolnienie dynamiki wzrostu i obecnie w budowie pozostaje najmniej metrów kwadratowych biur od 2009 r., co może doprowadzić do utrzymywania się luki podażowej aż do 2025 r. Ostatnio jednak sytuacja poprawiła się, a na 2024 r. zaplanowano oddanie do użytku kilku bardzo ciekawych projektów. Czas pokaże, czy umożliwią one osiągnięcie poziomu 7 mln mkw. do końca 2024 r. 

 

Czy powinny? Kwestia inwestycji biurowych o charakterze spekulacyjnym rozwija się następująco – budujemy, przychodzą nowe firmy, dotychczasowe się rozwijają – wszystko pięknie. Inne wskaźniki też są dobre; poziom pustostanów co prawda wzrósł do 12,7%, ale i tak jest niższy niż w 2014 r. (13,3%) czy w 2016 r. (14,1%). Aktywność najemców (popyt brutto) w trzecim kwartale 2021 r. osiągnęła wartość zbliżoną do notowanej przed pandemią, a nowe budynki biurowe oddane do użytku w 2021 r. są wynajęte średnio w 94%. Gdzie zatem jest efekt pandemii? Aby go dostrzec, musimy bliżej przyjrzeć się faktycznemu obłożeniu biur, tj. osobom siedzącym za biurkami.

 

Biorąc pod uwagę całkowite zasoby powierzchni biurowej pomniejszone o pustostany, możemy zauważyć, że od 2012 r. do 2020 r. wolumen powierzchni wynajmowanej (i prawdopodobnie zajmowanej) wzrastał średnio o 227,5 tys. mkw. rocznie. Jednak w 2021 r. wyniósł on zaledwie 43,4 tys. mkw. Ponadto w 2021 r. odnotowano rekordowy poziom powierzchni biurowej oferowanej na podnajem. Nie uwzględnia się jej  w statystykach dotyczących wolnej powierzchni, ponieważ została ona już wynajęta, ale ponieważ najemca 
z niej nie korzysta, udostępnia ją w formie podnajmu innym użytkownikom. Całkowita ilość powierzchni biurowej dostępnej na podnajem szacowana jest na ok. 100 tys. mkw. (o 85 tys. mkw. więcej niż zwykle). Jeśli odejmiemy tę nadmiarową wielkość powierzchni na podnajem od niewielkiego wzrostu wolumenu powierzchni wynajętej w 2021 r., spadek netto wyniesie 41,6 tys. mkw., w porównaniu ze średnim wzrostem o 227,5 tys. mkw. we wcześniejszych latach – to zmiana rzędu blisko 270 tys. mkw.

 

Głównym czynnikiem tej zmiany była ilość powierzchni niewynajętej, która wyniosła 778,4 tys. mkw. i wzrosła o prawie 200 tys. mkw. w porównaniu z 2020 r. To pokazuje, że wartość ta nadal mieści się w historycznie akceptowalnych granicach i jest zupełnie normalnym zjawiskiem na rynku biurowym, na którym przeplatają się ze sobą okresy spadków i wzrostów. Nie ma zatem powodu do zmartwień.

 

Najbardziej widocznym skutkiem pandemii jest niski wskaźnik obłożenia powierzchni biurowej wynajmowanej przez firmy w całym mieście (i nieoferowanej na podnajem). Obostrzenia zostały w znacznym stopniu złagodzone, ale jak dotąd nie powróciliśmy do korzystania z biur w takim stopniu, w jakim to miało miejsce przed pandemią. Wskaźniki te różnią się w zależności od firmy, ale zakładając, że w każdym biurze średnio 30% powierzchni pozostaje niewykorzystywane, daje to łącznie ok. 1,5 mln mkw. w Warszawie. Czy pracownicy powrócą i będą korzystać z tej powierzchni? Czy zmieni się układ biur, który umożliwi korzystanie z powierzchni w inny sposób? Czy firmy rozwiną się na tyle, aby w pełni wykorzystać tę powierzchnię? Czy też ostatecznie pojawi się ona na rynku w ofercie podnajmu lub jako powierzchnia niewynajęta?

Trudno przewidywać przyszłość, zwłaszcza w tak wyjątkowej sytuacji jak obecna. 

 

• wydajność nie spadła drastycznie, a obowiązki pracownicze w większości przypadków były wykonywane w takim samym stopniu, jak przed pandemią;
• pracodawcy mają i prawdopodobnie nadal będą mieli trudności z zachęcaniem pracowników do powrotu do pracy w biurze przez osiem godzin dziennie i pięć dni w tygodniu.

Lista rzeczy, których nie wiemy, jest dłuższa, ale nie brakuje osób poszukujących odpowiedzi. Poniżej przedstawiam kilka najważniejszych pytań.

• Potrzebujemy więcej rzetelnych informacji na temat przyczyn niechęci pracowników do powrotu do biur i zalet pracy z domu.
• Czy ich obawy są związane z powrotem do środowiska biurowego w ogóle, czy tylko do ich obecnego biura?
• Czy jeśli poprawiłyby się warunki biurowe, to wróciłoby więcej osób? Czy też nie ma to znaczenia, ponieważ po prostu nie chcą wychodzić z domu?
• Czy osoby zadowolone z pracy w domu zawsze będą z niej zadowolone – nawet gdy zmienią się okoliczności? Może to być zmiana sytuacji osobistej, warunków domowych czy przepisów. 
W mediach mówi się zarówno o wyższych podatkach za „przywilej” pracy z domu, jak i niższych wynagrodzeniach dla osób dobrowolnie zmieniających miejsce pracy na lokalizację poza miastem.
• Czy osoby zadowolone z pracy w domu, które będą musiały powrócić do biura za kilka lat, będą mogły oczekiwać dostępu do powierzchni biurowej? A co w przypadku, gdy powierzchnia ta nie będzie już dostępna?
• Obecnie mamy rynek pracownika, co umożliwia zgłaszanie żądań. Co w sytuacji, gdy pracodawcy będą mieli większy wybór kandydatów?
• Czy nie tworzymy nowej formy nierówności pomiędzy osobami, które mogą i nie mogą pracować 
z domu? Jakie mogą być tego konsekwencje?
• Jak zapobiec pogorszeniu się stanu zdrowia psychicznego i dobrostanu osób pracujących z domu na dłuższą metę (już jest to problem) bądź rozwojowi złych lub groźnych nawyków? Jak zapobiec pogorszeniu kompetencji społecznych i utracie poczucia tożsamości lub przynależności? Jak zapewnić wsparcie mentorskie, szkolenia, motywację, pomoc? Jak sprawić, by osoby te czuły, że są częścią zespołu? Czy chcą czuć się częścią zespołu?

• Czy spowoduje to radykalną zmianę formy zatrudnienia i modelu pracy? Realizacja zadań versus liczba przepracowanych godzin. Konieczność zmiany warunków zatrudnienia. Krótsze godziny pracy lub nawet czterodniowy tydzień pracy?
• Kwestie związane z zapewnieniem bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy są szczegółowo uregulowane przepisami i jest ono zazwyczaj zagwarantowane w nowoczesnych biurowcach, ale kto zapewni, że domowe biura będą równie dobre? Kto ponosi odpowiedzialność w przypadku pogorszenia się stanu zdrowia pracownika wskutek nieodpowiednich warunków pracy w domu?
• Czy wpłynie to na rynek mieszkaniowy i doprowadzi do wyprowadzania się z miast do budynków lepiej przystosowanych do pracy z domu? Kto wprowadzi się do zwalnianych mieszkań w centrach miast?
• Jeśli wskaźnik obłożenia biur będzie się obniżał w dłuższej perspektywie czasowej, jaki to będzie miało wpływ na istniejące punkty usługowe i handlowe nastawione na obsługę dużej liczby pracowników biurowych?

 

• Biura satelickie – czy pracownicy korzystaliby z mniejszych „biur społecznościowych” dostępnych bliżej miejsca zamieszkania? Jeśli tak, to gdzie powinny się znajdować oraz czy najpierw będą je budować deweloperzy, czy też najpierw będą ich oczekiwać pracownicy? 
• Ile czasu zajmie firmom podjęcie długofalowych decyzji dotyczących zapotrzebowania na powierzchnie biurowe? Dotychczas, większość decydowała się na przedłużanie umów najmu lub oddanie w podnajem niepotrzebnej powierzchni, ale ostatecznie firmy będą musiały podjąć poważniejsze decyzje, co może ułatwić poznanie przyszłych zamiarów pracowników.
• Jaką rolę w tym wszystkim odgrywają biura serwisowane wynajmowane krótkoterminowo?
• Czy osoby powracające do biur będą potrzebowały więcej przestrzeni niż wcześniej, aby czuć się komfortowo? Czy rozgęszczanie stanowisk pracy zrekompensuje spadek popytu spowodowany przez przejście na tryb pracy z domu?

 

Tylko poznanie odpowiedzi na te wszystkie pytania pozwoli nam lepiej przewidzieć przyszłość biur. Obecne sygnały wskazują na to, że inne czynniki, takie jak wzrost gospodarczy i wskaźniki wykorzystania powierzchni biurowej, będą miały większe znaczenie niż wpływ strukturalny trendów w zakresie pracy  z domu, oraz że sektor biurowy, który zapewne będzie wyglądał inaczej niż dziś, nadal będzie rósł i pomyślnie się rozwijał.